Come scannerizzare tanti documenti: gli strumenti e le soluzioni da adottare
Il digitale ha portato diversi vantaggi sia nella vita privata quanto, specialmente, in ambito lavorativo. Vantaggi come una grande semplificazione delle attività lavorative. A patto però di utilizzare nel modo giusto gli strumenti a disposizione.
In qualsiasi ufficio, sia in azienda sia nelle pubbliche amministrazioni, il digitale sta, sempre di più, soppiantando la carta. E i “vecchi” documenti cartacei, che, per forza di cose, sono tanto numerosi quanto preziosi e vanno, necessariamente, recuperati? Ecco perché c’è la necessità di sapere come scannerizzare tanti documenti.
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Come scannerizzare
Come prima cosa, occorre descrivere con precisione e attenzione come scannerizzare un documento. Processo che si svolge in cinque fasi.
- Preparazione dei documenti. Quanti sono i documenti da scannerizzare? Soprattutto: di che tipo sono? E devono essere scannerizzati in un determinato ordine? La fase preliminare è fondamentale per un lavoro veloce e senza errori. Superfluo dire che i documenti devono essere in buone condizioni o ne risentirà la stessa scansione.
- Impostazione della qualità della stampa. Per questa fase, i “migliori amici” sono i DPI, i dots per inch, ovvero il numero di pixel per pollice quadrato; quanto più grande è il valore in DPI, tanto maggiore sarà la qualità. In altre parole, nel secondo passaggio bisogna specificare il livello di qualità della scansione.
- Posizionamento di ogni documento sullo scanner. Per ottenere un lavoro di qualità, ogni singolo documento dovrebbe essere posizionato ordinatamente e singolarmente sul ripiano di scansione dello scanner. Come si vedrà più avanti, ci sono degli strumenti che semplificano questo passaggio e permettono di scansionare più documenti contemporaneamente.
- Selezione del formato. In quale formato si vuole realizzare le scansioni? JPEG e PDF sono solo alcuni dei formati più comuni. La disponibilità dei formati dipende molto dal programma, associato solitamente allo scanner, che realizza la scansione. (In merito, potrebbe essere utile conoscere i formati indicati nelle Regole tecniche per la realizzazione dei documenti informatici.)
- Nomi dei file. Tutti i file creati tramite scannerizzazione devono essere rinominati secondo un preciso criterio, così da poter essere archiviati con facilità. Ad esempio, i file potrebbero essere le scansioni delle fatture relative a un determinato anno, o delle fotografie antiche.
Questo è il processo di scansione che dovrebbe essere seguito per ogni singolo documento. E nel caso in cui i documenti da scansionare siano tanti? Procedendo singolarmente, i tempi rischiano di diventare lunghi in maniera ingestibile. Ed è proprio qui che entra in gioco la tecnologia.
Quale scanner scegliere
Gli scanner per documenti a disposizione degli uffici di aziende e pubbliche amministrazioni sono diversi. Ogni modello è adatto a scannerizzare documenti di uno specifico tipo, come i grandi formati o i delicatissimi beni culturali, come libri antichi e fotografie.
Nel caso in cui, invece, la necessità sia scannerizzare un gran numero di documenti, allora lo scanner migliore è sicuramente lo:
Garantendo sempre la massima qualità della scansione, questo strumento consente di scannerizzare un grande numero di documenti, che vanno semplicemente posti in pila sull’apposito ripiano di scansione.
Software per la gestione documentale
Un documento scannerizzato non è soltanto un passo in avanti nel più generale processo di digitalizzazione dei documenti cartacei. Un documento scannerizzato è anche un file che può essere lavorato, modificato, condiviso e archiviato in maniera molto più semplice e veloce, e con un costo, sia economico sia di tempo, nettamente inferiore rispetto alla gestione documentale cartacea.
Come ottimizzare i processi di lavorazione e condivisione dei documenti digitali? Come facilitare, poi, la conservazione di suddetti documenti? Anche in questo caso, la tecnologia viene in aiuto.
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