Digitalizzare i documenti significa rendere più facile, veloce ed efficiente la gestione documentale: meno spazio, meno costi, più organizzazione. Ma tale processo richiede specifiche procedure e, soprattutto, specifici strumenti. Perché non si tratta “solo” di creare una copia digitale ma anche di fare in modo che la copia sia il più conforme possibile all’originale, e che l’originale resti intatto.
Come scannerizzare nel modo più corretto, così da avere un risultato altamente professionale e, al tempo stesso, fare in modo che il documento o la foto dalla quale si è partiti non venga, in nessun modo, alterato o danneggiato? Ebbene, esistono procedure e strumenti specifici da utilizzare in base al tipo di documento che si vuole scannerizzare.
NOTA. In questa piccola guida, si utilizzerà il termine “documento” in maniera spesso generica, ovvero per indicare sia documenti in senso stretto sia foto o libri.
Temi:
- Scannerizzare un documento
- Scannerizzare una foto
- Scannerizzare un libro (antico o in PDF)
- Scannerizzare grandi formati
- Scannerizzare documenti tecnici
1. Scannerizzare un documento
Scannerizzare un documento è la necessità più comune di fronte alla quale ci si può trovare. Attività semplice ma da non prendere sottogamba, specialmente se la mole di documenti da digitalizzare è ingente, situazione che si verifica, puntualmente, in quasi tutti gli uffici. Metodo e ordine sono fondamentali per non ritrovarsi in un caos ingestibile.
Le fasi:
- Preparare i documenti;
- Impostare la qualità della scansione;
- Porre un documento alla volta sullo scanner;
- Scegliere il formato;
- Rinominare il file.
Lo scanner consigliato:
Scanner rotativo. Questa soluzione è semplicemente perfetta perché, oltra a garantire la necessaria qualità del lavoro svolto, permette di disporre sul piano una gran quantità di documenti, che saranno tutti scannerizzati in maniera automatica. In questo modo, il lavoro diventa molto più efficiente e si risparmia tempo.
2. Scannerizzare una foto
La questione comincia a farsi un po’ più delicata. Scannerizzare una foto a livello professionale, infatti, richiede molta attenzione, sia per non danneggiare la foto, sia per avere un risultato apprezzabile. Questa attività è necessaria soprattutto per chi si occupa di conservazione di documenti dall’alto valore storico-culturale.
Le fasi:
- Scegliere i DPI (dots per inch – semplificando, quanto alta deve essere la qualità della foto scannerizzata);
- Preparare tutte le foto;
- Scegliere il formato;
- Nominare i file.
Lo scanner consigliato:
Scanner planetario per acquisizione ottica. Assicura le due cose di cui c’è assolutamente bisogno per scannerizzare una foto: massima qualità del file in digitale e massima protezione della foto originale. Per un lavoro davvero professionale, questo è lo strumento.
3. Scannerizzare un libro
Che sia un libro antico o un libro in PDF, l’operazione può rivelarsi lunga e complessa. Se non si utilizzano gli strumenti adatti, ovviamente. Senza, infatti, occorrerebbe che una persona sfogli il libro pagina per pagina e lo disponga sullo scanner. In realtà, la cosa può essere enormemente semplificata.
Le fasi:
- Scegliere il libro;
- Impostare la qualità;
- Scegliere il formato;
- Disporre il libro sullo scanner.
Lo scanner consigliato:
Scanner planetario per acquisizione ottica. Lo scanner, nella scannerizzazione dei libri, è tutto. Innanzitutto, perché automatizza l’intero processo e richiede solo un minimo di controllo da parte di un addetto. E permette di realizzare delle scansioni perfette senza che la componente UV della luce possa danneggiare il libro.
4. Scannerizzare grandi formati
Si è abituati a pensare al documento come al “classico” A4. In realtà, studi grafici, studi di architetti e biblioteche si trovano spesso ad avere a che fare con documenti di dimensioni particolari e molto grandi, come A0 (841 x 1.189) o A1 (594 x 841). C’è, in altre parole, la necessità di scannerizzare in grandi formati.
Le fasi:
- Scegliere i documenti;
- Impostare la qualità;
- Scegliere il formato;
- Disporre i documenti sullo scanner.
Lo scanner consigliato:
Scanner piani e rotativi per grandi formati. Il vantaggio garantito da questi scanner è la loro grande versatilità: sono in grado di gestire documenti di vari formati, non solo quelli grandi ma anche formati più standard o addirittura più piccoli. Una soluzione per ogni esigenza e sempre a portata di mano.
5. Scannerizzare documenti tecnici
Mappe, cartine, progetti, cianografie, planimetrie, disegni tecnici di progetti: questi sono solo alcuni dei documenti tecnici che ci si può trovare nella necessità di scannerizzare. Anche in questo caso, l’operazione viene enormemente semplificata dal fatto di avere a disposizione il giusto strumento.
Le fasi:
- Scegliere il documento (solitamente, la scannerizzazione dei documenti tecnici avviene singolarmente);
- Impostare la qualità;
- Scegliere il formato;
- Disporre il documento sullo scanner.
Lo scanner consigliato:
Scanner piani e rotativi per grandi formati. Per una serie di ottime ragioni: alta qualità del lavoro, ottimizzazione dei tempi, possibilità di poter digitalizzare anche in grandi formati.
