Torniamo a parlare della fondamentale deliberazione CNIPA n. 11/2004, nella quale si definiscono le “regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali”. In poche parole, si parla di conservazione sostitutiva dei documenti.

Secondo la norma, affinché un documento cartaceo sia conservato in formato digitale, si richiedono alcuni passaggi necessari a mantenere la conformità con l’originale in termini di legge. Il primo passo è la riproduzione su supporti ottici del documento e la loro memorizzazione. L’insieme dei documenti digitalizzati e codificati dovrà essere siglato con il riferimento temporale e la firma digitale da parte del responsabile della conservazione, il quale si farà carico della corretta procedura di archiviazione.

L’iter di conservazione sostitutiva prosegue con l’apposizione di un riferimento temporale e di una firma digitale anche da parte di un pubblico ufficiale che ne attesterà la conformità con l’originale. Solo terminato tale iter di conservazione sostitutiva, sarà possibile la distruzione dei documenti analogici per i quali è prevista la conservazione obbligatoria.

Il responsabile della conservazione dovrà intervenire anche nel caso in cui sarà necessario un processo di riversamento sostitutivo dei documenti analogici conservati su altro supporto ottico. Ci sarà, infatti, bisogno dell’apposizione di firma e data anche in questo caso, per attestarne la conformità con le procedure di legge. Qualora il riversamento interessasse documenti originali unici, verrà richiesta un’ulteriore sigla da parte di un pubblico ufficiale.

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