Nella gestione documentale, il passaggio dal cartaceo al digitale è un processo, ancora in atto, che si pone un obiettivo ambizioso ma raggiungibile: la scomparsa della carta a vantaggio del documento informatico. Però, stiamo ancora vivendo in una fase di transizione, nella quale il documento cartaceo e il documento informatico devono necessariamente convivere.
In altre parole, ci sono ancora aziende e/o enti che gestiscono una parte (più o meno cospicua) del loro flusso documentale in formato cartaceo e devono adeguarsi alle nuove esigenze della digitalizzazione. Che cosa comporta, questo, dal punto di vista della conservazione digitale? Come possono le aziende gestire al meglio questo passaggio?
Il primissimo accorgimento è sapere che ci sono determinati documenti nati in formato cartaceo che possono essere conservati digitalmente.
I documenti
I principali documenti cartacei che possono anche essere gestiti in formato digitale sono:
- Libro giornale;
- Libro degli inventari;
- Scritture ausiliarie;
- Registri prescritti ai fini IVA (acquisti, corrispettivi, fatture emesse);
- Dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770);
- Stato patrimoniale e conto economico;
- Fatture, ricevute fiscali e scontrini fiscali;
- Documenti che costituiscono il fascicolo di personale;
- Documenti di trasporto (DDT).
Questo solo per citarne alcuni.
La normativa
La conservazione digitale dei documenti cartacei, per fare in modo che sia garantita la reperibilità e l’autenticità del documento, deve essere svolta in ottemperanza a delle leggi molto precise quanto stringenti. Tra i principali riferimenti normativi della conservazione digitale, ci sono, ad esempio, il Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, il Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 e il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013.
Outsourcing
La conservazione digitale dei documenti cartacei è, quindi, un processo molto complesso che deve tener conto di una parimenti complessa normativa di riferimento, la quale, oltretutto, è sempre in continua evoluzione. Per avere la certezza che il processo sia gestito in maniera ottimale, sempre più aziende, enti e professionisti decidono di ricorrere a un servizio di conservazione digitale in outsourcing.
