L’archiviazione ottica è una delle soluzioni più adeguate per avviare un processo di conservazione sostitutiva e per trasformare un archivio cartaceo in un archivio dematerializzato. Attraverso l’acquisizione ottica della documentazione presente nell’archivio, l’azienda, il professionista, l’ente o la fondazione potranno, in breve tempo, contare su un archivio elettronico che può essere consultato agevolmente anche a distanza e anche da terze parti, oltre a garantire tutti i vantaggi comuni a qualsiasi processo di dematerializzazione documentale: risparmio di gestione, risparmio dei tempi di reperimento dei documenti, risparmio di spazio, riduzione del rischio di deperimento o smarrimento dei documenti.

Inoltre, seguendo determinate procedure, l’archiviazione ottica diventa anche una soluzione di conservazione sostitutiva a norma di legge.

Nonostante i passaggi e i macchinari impiegati nell’atto di acquisizione ottica documentale possano variare da una tipologia di documento all’altra, si possono comunque individuare alcune procedure standard comuni, utili a comprendere in cosa consiste l’archiviazione ottica e a scoprire dove risiede il valore aggiunto di un servizio professionale.

I documenti vengono ritirati presso la sede del cliente, preparati e classificati. Successivamente, grazie all’uso di attrezzature professionali, avviene l’acquisizione ottica attraverso scansione dei documenti. Viene valutata la qualità delle immagini ottenute e vengono indicizzate le immagini che rispondono alla qualità ottica desiderata. L’archivio viene masterizzato su supporto ottico (server dedicati, hard disk o DVD). Prima di quest’ultimo passaggio, qualora i documenti dovessero essere avviati a conservazione sostitutiva, verranno apposte anche la marca temporale e la firma digitale.

La documentazione cartacea, a questo punto, può prendere due vie: o ritornare nella sede del cliente oppure rimanere presso l’azienda che ha fornito il servizio di archiviazione ottica, nel caso in cui offra anche un servizio di stoccaggio dei documenti cartacei.

0 commenti

Lascia un Commento

Vuoi partecipare alla discussione?
Sentitevi liberi di contribuire!

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *