L’archiviazione ottica è una delle soluzioni più adeguate per avviare un processo di conservazione sostitutiva e per trasformare un archivio cartaceo in un archivio dematerializzato. Attraverso l’acquisizione ottica della documentazione presente nell’archivio, l’azienda, il professionista, l’ente o la fondazione potranno, in breve tempo, contare su un archivio elettronico che può essere consultato agevolmente anche a distanza e anche da terze parti, oltre a garantire tutti i vantaggi comuni a qualsiasi processo di dematerializzazione documentale: risparmio di gestione, risparmio dei tempi di reperimento dei documenti, risparmio di spazio, riduzione del rischio di deperimento o smarrimento dei documenti.

Inoltre, seguendo determinate procedure, l’archiviazione ottica diventa anche una soluzione di conservazione sostitutiva a norma di legge.

Nonostante i passaggi e i macchinari impiegati nell’atto di acquisizione ottica documentale possano variare da una tipologia di documento all’altra, si possono comunque individuare alcune procedure standard comuni, utili a comprendere in cosa consiste l’archiviazione ottica e a scoprire dove risiede il valore aggiunto di un servizio professionale.

I documenti vengono ritirati presso la sede del cliente, preparati e classificati. Successivamente, grazie all’uso di attrezzature professionali, avviene l’acquisizione ottica attraverso scansione dei documenti. Viene valutata la qualità delle immagini ottenute e vengono indicizzate le immagini che rispondono alla qualità ottica desiderata. L’archivio viene masterizzato su supporto ottico (server dedicati, hard disk o DVD). Prima di quest’ultimo passaggio, qualora i documenti dovessero essere avviati a conservazione sostitutiva, verranno apposte anche la marca temporale e la firma digitale.

La documentazione cartacea, a questo punto, può prendere due vie: o ritornare nella sede del cliente oppure rimanere presso l’azienda che ha fornito il servizio di archiviazione ottica, nel caso in cui offra anche un servizio di stoccaggio dei documenti cartacei.

Un grande archivio cartaceo può rapidamente diventare un archivio dematerializzato a norma di legge e accedere a tutti i vantaggi della conservazione sostitutiva. Il passaggio fondamentale è l’archiviazione ottica. Attraverso strumentazione professionale e accurati sistemi di verifica, un servizio di archiviazione ottica può acquisire i documenti cartacei attraverso scansione (anche di grandi quantità di documenti), verifica della qualità dell’immagine ottenuta, schedatura e indicizzazione dei documenti digitalizzati. Questo, però, secondo la normativa, ancora non basta per ottenere un archivio in regola per la conservazione sostitutiva.

Ciò che manca è l’apposizione di una firma digitale sul singolo documento e l’apposizione di una firma digitale e una marca temporale su tutto il lotto di archiviazione. Il tutto potrà essere comodamente affidato a un supporto ottico (CD e DVD), in modo da ridurre notevolmente l’impegno di spazio dedicato alla conservazione.

Il servizio di conservazione sostitutiva BUCAP offre la presa in carico della redazione del Manuale di Conservazione e del ruolo di Responsabile della Conservazione in modo da sgravare i responsabili dell’archivio aziendale di ogni aspetto legato alle operazioni di archiviazione ottica secondo le norme che regolano i principi della conservazione sostitutiva.

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