In questa particolare fase nella storia della gestione documentale, il documento cartaceo e il documento digitale coesistono (anche se si sta cercando di raggiungere il cosiddetto obiettivo “zero carta”). Una coesistenza resa possibile dall’utilizzo di strumenti come il contrassegno elettronico dei dati: quali sono le caratteristiche principali che deve avere?
Il contrassegno elettronico
Il contrassegno elettronico propriamente detto è composto da una sequenza di bit. Questa sequenza può rappresentare l’intero documento, una sua parte, oppure una copia o un duplicato, o ancora i dati che identificano il documento stesso. Grazie al contrassegno, è possibile stabilire una corrispondenza univoca tra documento cartaceo e documento digitale.
Gli scenari di utilizzo del contrassegno elettronico sono, essenzialmente, tre e riguardano: i dati identificativi del documento informatico originale; estratto/copia/duplicato del documento informatico originale; l’intero documento originale non conservato presso l’amministrazione.
Le caratteristiche
- Stampa. Il formato scelto per la creazione del contrassegno elettronico deve poter garantire, sempre e in qualunque circostanza, la stampa del documento stesso ricorrendo anche a stampanti reperibili in commercio.
- Verificabilità. Il formato scelto deve consentire la verificabilità del documento anche utilizzando tecnologie di largo consumo.
- Specifiche tecniche. Per la generazione, l’apposizione e la verifica del contrassegno elettronico, lo sviluppatore deve rilasciare le specifiche tecniche utilizzate all’amministrazione, la quale, a sua volta, li utilizza all’interno dei suoi flussi documentali.
- Verifica software. Sempre lo sviluppatore deve mettere a disposizione sul proprio sito, i software per eseguire la verifica della corrispondenza.
- Principi. L’hardware e i software per la produzione del contrassegno elettronico devono rispettare i principi stabiliti dalla legge 9 gennaio 2004, n. 4 e dal DM 8 luglio 2005.
Una specifica finale: i documenti amministrativi informatici devono essere fruibili anche da persone con disabilità.
