Il contrassegno elettronico, così come viene definito nelle “Linee Guida” emanate con Circolare AgID n. 62 del 30 aprile 2013, è “una sequenza codificata di bit mediante una tecnica grafica e idonea a rappresentare un documento amministrativo informatico o un suo estratto o una sua copia o un suo duplicato o i suoi dati identificativi. A tutti gli effetti di legge sostituisce la sottoscrizione autografa della copia analogica”. Per le sue caratteristiche rappresenta sicuramente uno strumento che aiuterà le PA nella fase di transizione dalla gestione documentale analogica a quella digitale.
Lo strumento trova diverse possibilità di applicazione presso le PA e, a seguire, esaminiamo uno dei suoi possibili scenari d’uso: contrassegno generato elettronicamente contenente i dati identificativi del documento amministrativo informatico originale. In questo scenario il contrassegno generato elettronicamente riporta almeno gli elementi indispensabili all’individuazione del documento amministrativo informatico originale conservato dall’amministrazione.
Metadati
Il contrassegno elettronico deve trattare i metadati minimi stabiliti dall’articolo 53 del D.P.R. n. 445, del 28 dicembre 2000:
- Numero di protocollo del documento;
- Data di registrazione di protocollo;
- Mittente (per i documenti ricevuti) o destinatario (per i documenti spediti);
- Oggetto del documento;
- Data e protocollo del documento ricevuto (solo se disponibili);
- Impronta del documento informatico (se trasmesso per via telematica).
Riferimento
Il contrassegno elettronico deve contenere un riferimento URI (Uniform Resource Identifier) – riferito ad un dominio registrato ed esposto su canale sicuro – che identifichi un item in maniera univoca. Si possono fare diversi esempi di URI, il più comune dei quali è l’indirizzo web.
Accesso controllato
Infine nel contrassegno elettronico devono anche essere presenti i dati che consentono di accedere, in maniera controllata e sicura, al documento amministrativo informatico originale al fine di effettuare una verifica di corrispondenza.
