La digitalizzazione è un processo che riguarda, già da tempo, la pubblica amministrazione. Per un certo periodo, necessario quanto transitorio, nella PA convivranno sia i documenti digitali sia i documenti cartacei. Lo strumento individuato dall’Agenzia per l’Italia Digitale per aiutare in questa fase di transizione è il contrassegno elettronico.
Tra cartaceo e digitale
Il contrassegno elettronico è una sequenza codificata di bit. Grazie a tale sequenza, è possibile verificare se un documento in formato cartaceo sia effettivamente corrispondente al documento digitale originale. E uno dei possibili scenari di utilizzo riguarda l’estratto, la copia o il duplicato del documento amministrativo informatico originale.
I dati minimi
In alte parole, il contrassegno elettronico contiene delle informazioni sul documento informatico originale. Tra le informazioni che è possibile implementare, ci posso essere l’estratto, la copia o il duplicato del documento amministrativo informatico.
In questo particolare scenario, ci sono degli elementi minimi che il contrassegno elettronico deve necessariamente trattare per garantire la completa corrispondenza tra documento cartaceo e documento digitale. Questi:
- I metadati minimi indicati nell’articolo 53 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (gli stessi necessari anche per i dati identificativi);
- Il riferimento a un dominio registrato e sicuro (URI) che individui il documento in maniera univoca;
- I dati che garantiscono un accesso controllato e sicuro al documento digitale originale;
- I dati dell’estratto, della copia o del duplicato del documento originale.
Una nota: la firma digitale
Nel caso in cui il documento amministrativo digitale originale non sia dotato di firma digitale, allora è necessario che il contenuto del contrassegno elettronico sia sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale.
