Risparmio, efficienza, velocità sono le motivazioni principali che spingono sempre più aziende verso la conversione digitale dei propri documenti. A queste, se ne deve aggiungere anche un’altra: l’incremento delle entrate.
Lo studio della IDC
Da uno studio condotto dalla IDC (International Data Corporation, una delle primissime società mondiali che si occupano di ricerche di mercato e di innovazione digitale), emergono due numeri significativi. Infatti, la conversione digitale dei documenti, per un’azienda, può tradursi in un doppio vantaggio:
- Innanzitutto, i costi di un’organizzazione si possono ridurre fino al 30%;
- In secondo luogo, le entrate possono aumentare fino al 36%.
Il risparmio è spiegato dal fatto che la gestione documentale digitale ha dei costi inferiori rispetto a quella “analogica”: solo per fare l’esempio più immediato, basti pensare al risparmio del costo della carta utilizzata per stampare i documenti.
Invece, l’incremento delle vendite è dovuto al miglioramento dei flussi documentali aziendali. La gestione dei documenti digitali è molto più veloce, sicura ed efficiente. Questo significa che un ordine o una fattura possono essere evasi in meno tempo.
Dal cartaceo al digitale
La transizione dal documento cartaceo a quello digitale è ancora in atto. Stiamo vivendo, per così dire, una fase intermedia, in cui le due tipologie di documenti coesistono ma la strada intrapresa porta verso la completa digitalizzazione.
Quindi, aziende e professionisti si ritrovano a dover familiarizzare con concetti come archivio informatico, certificatore accreditato, fascicolo informatico, impronta digitale. Concetti che si possono trovare approfonditi in questo utile glossario tratto dalle regole tecniche del documento informatico.
Conservazione digitale
Fino a qualche ano fa, era conosciuta come conservazione sostitutiva. Oggi, invece, si parla di conservazione digitale, ovvero dell’insieme di regole, procedure e tecnologie che consentono la corretta leggibilità, reperibilità e autenticità di documenti e fascicoli informatici. Operazioni che possono rilevarsi molto complesse e, proprio per questo, sempre più aziende optano per la conservazione digitale in outsourcing.
