Siamo ancora in una fase di transizione, una fase durante la quale, per necessità di vario tipo, può ancora esserci bisogno che il documento cartaceo si affianchi al documento digitale. Può, quindi, ancora esserci bisogno di fare la copia analogica di documento informatico.

Affinché la copia analogica del documento informatico sia valida a tutti gli effetti, occorre che siano seguite queste tre semplici regole, che, in pratica, attestano la completa ed effettiva conformità tra la copia e l’originale (secondo quanto stabilito dall’articolo 23 del Codice dell’amministrazione digitale).

Regola #1: attestazione di un pubblico ufficiale

Le copie analogiche di un documento informatico hanno esattamente la stessa efficacia probatoria dei documenti originali se un pubblico ufficiale, esplicitamente autorizzato a svolgere questo tipo di attività, attesti l’effettiva quanto totale corrispondenza tra le due versioni (digitale e analogica) del documento.

Il ruolo del pubblico ufficiale resta necessario anche nel caso di documenti digitali ai quali sia stata apposta firma elettronica avanzata, qualificata o digitale.

Regola #2: conformità non è espressamente disconosciuta

La copia analogica di un documento informatico è comunque valida fintantoché la sua conformità non viene espressamente disconosciuta (nel caso in cui, quindi, la conformità della copia non sia stata espressamente riconosciuta da un pubblico ufficiale addetto).

Questo, però, a patto che:

• Il documento informatico sia perfettamente allineato alle vigenti regole tecniche;
• L’originale documento informatico sia regolarmente conservato secondo quanto previsto dalle norme della conservazione digitale.

Regola #3: contrassegno

Sulla copia analogica di un documento informatico può essere apposto un contrassegno elettronico che permetta, in qualsiasi momento, di risalire agevolmente al documento informatico originale, così da poterne attestare l’effettiva corrispondenza. Il contrassegno elettronico, a tutti gli effetti, sostituisce la sottoscrizione autografa del pubblico ufficiale.