La digitalizzazione documentale rende la conservazione dei documenti molto più pratica e snella da gestire. Ma non bisogna mai dimenticare un aspetto: occorre che le copie informatiche abbiano esattamente lo stesso valore degli originali cartacei.

Creare delle copie digitali di documenti cartacei è un’operazione delicata. Non solo dal punto di vista normativo ma anche tecnico. Ecco quali sono gli aspetti da conoscere per ottenere un lavoro a norma di legge.

Temi:

• Copia conforme all’originale
• Art. 20 e art. 22 del CAD
• Attestazione di conformità e certificazione di processo
• Conservazione digitale
• Copia analogica di documento informatico: art. 23 del CAD

Copia conforme all’originale

La locuzione copia conforme all’originale, di per sé, può rimandare a un concetto, per certi versi, difficile da formalizzare in maniera definitiva. Al riguardo, comunque, il riferimento più importante è sicuramente quello contenuto nell’articolo 2714 del Codice civile:

Le copie di atti pubblici spedite nelle forme prescritte da depositari pubblici autorizzati fanno fede come l’originale. La stessa fede fanno le copie di atti pubblici originali, spedite da depositari pubblici di esse, a ciò autorizzati.

Lo stesso concetto vale non soltanto per gli atti pubblici ma anche per tutte le scritture private. In questo caso, il riferimento normativo dal quale partire è l’articolo successivo del Codice civile, il 2715:

Le copie delle scritture private depositate presso pubblici uffici e spedite da pubblici depositari autorizzati hanno la stessa efficacia della scrittura originale da cui sono estratte.

Ma quando un documento digitale può considerarsi “copia conforme” di un originale cartaceo?

Art. 20 e art. 22 del CAD

Per rispondere alla domanda precedente, bisogna citare altri due importantissimi riferimenti normativi: si tratta degli articoli 20 e 22 del CAD, il Codice dell’amministrazione digitale.

(Queste norme sono obbligatorie per la pubblica amministrazione ma rappresentano un imprescindibile punto di riferimento anche nel settore privato – quindi per imprese, aziende e professionisti. Gli articoli sono presentati in un ordine “logico”, così da far capire quali sono i diversi passaggi).

Art. 22 del CAD, comma 1:

I documenti informatici contenenti copia di atti pubblici, scritture private e documenti in genere […] hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se sono formati ai sensi dell’articolo 20, comma 1-bis, primo periodo.

Art. 20 del CAD, comma 1-bis:

Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore.

Art. 22 del CAD, comma 1-bis:

La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia.

Art. 22 del CAD, comma 2:

Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71.

Attestazione di conformità e certificazione di processo

Questi, quindi, sono i riferimenti normativi da tenere sempre ben presenti. Adesso, per capire come fare per avere delle copie informatiche che abbiamo lo stesso valore legale di un originale cartaceo, bisogna chiarire cosa sono la certificazione di processo (citata nell’articolo 22, comma 1-bis del CAD) e l’attestazione di conformità.

• Certificazione di processo. Si intende l’insieme dei procedimenti e le tecnologie necessarie per realizzare le copie digitali di originali cartacei. Il processo deve essere implementato in modo da garantire che, tra le copie e gli originali, la corrispondenza sia massima.
• Attestazione di conformità. Dopo che i documenti sono stati digitalizzati, la loro conformità agli originali deve essere attestata da una figura preposta (si vedrà poi quale sia). Se il numero di documenti è ingente, la figura preposta può fare un’analisi a campione (possibile soltanto se le copie sono realizzate secondo gli standard concordati dalle parti in causa) e poi rilascia l’attestazione di conformità.

L’attestazione di conformità può essere rilasciata:

• Da un pubblico ufficiale preposto se si tratta di atti pubblici;
• Da un notaio se si tratta di documenti privati.

Solo seguendo tutti questi passaggi e tutte queste norme è possibile avere delle copie digitali di documenti cartacei che siano perfettamente conformi all’originale e, soprattutto, che ne abbiamo lo stesso valore legale e la stessa efficacia probatoria.

Conservazione digitale

Il comma 1-bis dell’articolo 20 del CAD fa riferimento a modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore.

Questo è esattamente ciò che fa la conservazione digitale, ovvero l’insieme delle attività e dei processi che, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, garantiscono l’accessibilità, l’utilizzabilità (leggibilità e intelligibilità), l’autenticità (identificabilità univoca e integrità) e la reperibilità dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati ad essi associati nel medio e nel lungo periodo, in un ambiente tecnologico presumibilmente diverso da quello originario.

Conservazione digitale in outsourcing

In altre parole, la conservazione diventa imprescindibile per avere delle copie informatiche che abbiamo la stessa validità degli originali cartacei.

Copia analogica di documento informatico: art. 23 del CAD

Può accadere di ritrovarsi anche nella situazione opposta, ovvero di dover realizzare delle copie analogiche di documenti informatici. Ancora una volta, il riferimento normativo è contenuto nel CAD, per la precisione nel comma 1 dell’articolo 23:

Le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

In questo caso:

• Occorre l’attestazione di un pubblico ufficiale o di un notaio;
• La conformità è valida se non viene espressamente disconosciuta;

Sulla copia analogica può essere apposto un contrassegno elettronico che permetta di risalire all’originale cartaceo.