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Dematerializzazione documenti: il primo passo è l’impronta informatica

Per dematerializzazione dei documenti si intende un termine che identifica una tendenza alla sostituzione della documentazione amministrativa rappresentata su supporto tradizionale (solitamente cartaceo) in favore del documento informatico, al quale la normativa ha conferito pieno valore giuridico. Il governo dei processi di archiviazione e conservazione dei flussi documentali in forma digitale è un fattore fondamentale per garantire nel tempo l’integrità e la reperibilità dei documenti. La dematerializzazione non può venire ricondotta alla pura realizzazione di processi di digitalizzazione della documentazione.Investe piuttosto tutta la sfera della riorganizzazione e semplificazione dei processi, della trasparenza e dell’assunzione di responsabilità, dell’uso diffuso degli strumenti tecnologici nella comunicazione tra cittadini e amministrazioni.” (CNIPA, I Quaderni, n.24, aprile 2006, pp. 7 e 8).

Un’impronta digitale di un documento informatico sequenza di lunghezza fissa di simboli binari ottenuta applicando una funzione matematica (detta funzione hash) alla sequenza originaria. Si tratta di una stringa di caratteri alfanumerici a cui corrisponde in maniera univoca un solo documento. La trasformazione è realizzata in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire dall'”impronta digitale”, determinare una sequenza di simboli binari che la generi, ed altresì risulti di fatto impossibile determinare una coppia di sequenze di simboli binari per le quali la funzione generi “impronte digitali” uguali. Questo è un passaggio fondamentale nel processo di dematerializzazione dei documenti.

La trasmissione dell’impronta digitale di documenti dematerializzati è una procedura valida anche nei rapporti con il Fisco e diverrà presto uno standard per tutti i rapporti con la PA. In questo caso, da un punto di vista operativo, il soggetto titolare del documento deve generare l’impronta digitale del documento informatico e successivamente redigere una comunicazione in formato XML da inviare all’Agenzia delle Entrate. Sul sito dell’Agenzia è possibile reperire il format per la compilazione della comunicazione, nella sezione Cosa devi fare – Comunicare dati – Comunicazione dell’impronta dei documenti informatici.

Una volta effettuata la comunicazione, l’utente otterrà (sempre telematicamente) una ricevuta che conferma la ricezione. Ricevuta contenente un breve messaggio circa la correttezza o meno della comunicazione stessa. Se la fase di controllo ha esito positivo, viene prodotto un file telematico a cui dovrà essere, infine, apposta la firma elettronica dell’utente titolare del file.
Il processo di dematerializzazione dei documenti  fornisce, dunque, il grande vantaggio di comunicazioni più agevoli e, grazie all’impronta digitale informatica, anche comunicazioni sicure di dati sensibili e di rilevanza formale.

Leggi maggiori approfondimenti sulla dematerializzazione dei documenti.

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