La trasformazione digitale della pubblica amministrazione è in atto. C’è, quindi, un autentico tesoro di carta che va tutelato. Che va “portato in digitale” così da permettere alla PA di essere molto più efficiente nell’erogazione dei servizi al cittadino.

Già da molto tempo si parla di dematerializzazione, un processo che riguarda anche la pubblica amministrazione e la sua gestione documentale. Il concetto, per quanto ancora valido, richiede di essere contestualizzato o, per meglio dire, aggiornato facendo diretto riferimento alle Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Temi:

• Dematerializzazione e digitalizzazione
• Linee guida e dematerializzazione
• Dematerializzazione certificata

Dematerializzazione e digitalizzazione

Prima di procedere e addentrarsi nei temi più specifici di questo argomento, occorre chiarire la differenza che corre tra dematerializzazione e digitalizzazione:

• Per dematerializzazione si intende la creazione di copie informatiche di documenti originali cartacei (se formate a norma di legge, le copie informatiche hanno esattamente la stessa efficacia probatoria e validità legale degli originali cartacei dai quali sono state create);
• La digitalizzazione comprende la creazione, la gestione e la conservazione tanto dei documenti nativi digitali quanto dei documenti informatici ottenuti tramite digitalizzazione di documenti originali cartacei.

Al giorno d’oggi, sarebbe più corretto parlare solo di digitalizzazione e non di dematerializzazione (i due termini, tra l’altro, sono talvolta utilizzati erroneamente come sinonimi). Comunque, per quanto non sia più completamente corretto, il concetto di dematerializzazione conserva ancora una sua validità (per quanto, come detto in apertura, vada contestualizzato adeguatamente facendo riferimento alle Linee guida AgID).

Linee guida e dematerializzazione

L’AgID definiva la dematerializzazione come “il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata – all’interno delle strutture amministrative pubbliche e private – e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico” (una definizione da considerarsi datata ma comunque riportata per focalizzare meglio l’argomento).

È bene precisare che il processo di dematerializzazione non coincide meramente con la “scomparsa della carta” in favore del supporto digitale, o almeno è corretto dire che ciò non è possibile per tutte le tipologie di documenti e di aggregati documentali. Bensì il termine “dematerializzazione” va inteso nel senso più ampio di progressivo assorbimento di determinati documenti all’interno di sistemi documentali digitali, al fine di agevolare la gestione documentale.

Comunque, nelle Linee guida AgID, ci sono solo due riferimenti alla dematerializzazione:

• Il primo si trova nella sezione 1.3 ed è, più che altro, un rimando all’articolo 42 del CAD (Dematerializzazione dei documenti delle Pubbliche Amministrazioni);
• Il secondo si trova nella sezione 2.2.

Certificazione di processo

La sezione 2 delle Linee guida AgID è interamente dedicata alle modalità di formazione dei documenti informatici e, di fatto, aggiorna le vecchie regole tecniche di riferimento per la creazione dei documenti informatici.

Nella sezione 2.2, sono indicate le modalità per la creazione di copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici:

La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o, nel caso di esigenze di dematerializzazione massiva di documenti analogici, attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia.

In altre parole, la dematerializzazione documentale nella pubblica amministrazione richiede, innanzitutto, processi e strumenti tecnologici. In secondo luogo, la verifica della piena corrispondenza tra copia digitale e originale cartaceo può avvenire tramite:

• Raffronto tra documenti;
• Certificazione di processo (nel caso di dematerializzazione massiva).

La certificazione di processo, semplificando la cosa, può essere definita come un meccanismo di autenticazione legale delle copie prodotte durante un processo di scansione, quindi una dichiarazione ufficiale che la procedura di dematerializzazione massiva è stata applicata correttamente.

Dal momento che negli uffici delle pubbliche amministrazioni si riscontra sempre un grande numero di documenti e il raffronto risulta tanto oneroso da rendere l’attività impossibile, la certificazione di processo diventa necessaria, quasi obbligatoria per procedere con la dematerializzazione documentale massiva.

I passaggi successivi per completare il processo di dematerializzazione sono:

• Attestazione di conformità rilasciata da un pubblico ufficiale preposto: questa attività può essere svolta su un campione di documenti digitalizzati in caso di certificazione di processo;
• Apposizione della firma digitale dell’ufficiale preposto su tutte le copie informatiche di documenti cartacei originali. Nel caso della certificazione di processo dev’essere sottoscritta obbligatoriamente solo l’attestazione di conformità.

Queste sono le modalità, i processi e le condizioni per la dematerializzazione nella pubblica amministrazione.

Approfondimento: AgID: le più importanti linee guida per la formazione dei documenti informatici

Gestione dei documenti digitalizzati

I documenti informatici copia di originali cartacei devono essere “trattati” esattamente come i documenti nativi digitali. Quindi:

• Associazione di metadati. Ai documenti digitalizzati devono essere normalmente associati i relativi metadati minimi che permettano di identificare il documento in maniera univoca e di ricavare tutte le informazioni a esso associate.
• Registrazione di protocollo. I metadati di protocollo associati ai documenti digitalizzati devono essere memorizzati all’interno del registro di protocollo, in modo da tenere traccia di tutti i documenti che vengono spediti o ricevuti da una pubblica amministrazione. L’associazione dei metadati ai documenti non è modificabile.

Approfondimento: Linee guida sulla gestione dei documenti informatici: le indicazioni per le PA

Conservazione dei documenti digitalizzati

I documenti ottenuti tramite processo di dematerializzazione vanno conservati in regime di conservazione digitale, ovvero “l’insieme delle attività e dei processi che garantiscono l’accessibilità, la leggibilità, l’autenticità e la reperibilità dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati ad essi associati”.

Approfondimento: Linee guida: gli aspetti fondamentali sulla conservazione dei documenti informatici

Dematerializzazione certificata

La certificazione, come la stessa AgID, specifica, è essenziale per la dematerializzazione dei documenti cartacei. Proprio per questo, se internamente alla PA mancano le competenze necessarie, la soluzione migliore è sempre affidarsi ai professionisti della dematerializzazione certificata:

Dematerializzazione certificata di documenti cartacei originali