Già da molto tempo si parla di dematerializzazione, un processo che riguarda anche la pubblica amministrazione e la sua gestione documentale. Al riguardo, però, ci sono alcuni punti che vale la pena approfondire.
- Una definizione. Come si può leggere sul sito dell’Agenzie per l’Italia Digitale (Agid.gov.it): Con “dematerializzazione” s’indica il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata – all’interno delle strutture amministrative pubbliche e private – e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico.
- La “scomparsa della carta”. E’ bene precisare che il processo di dematerializzazione non coincide meramente con la “scomparsa della carta” in favore del supporto digitale, o almeno è corretto dire che ciò non è possibile per tutte le tipologie di documenti e di aggregati documentali. Bensì il termine “dematerializzazione” va inteso nel senso più ampio di progressivo assorbimento di determinati documenti all’interno di sistemi documentali digitali, al fine di agevolare la gestione documentale.
- Documento cartaceo e documento digitale. La normativa vigente riconosce piena validità ai documenti digitali: documenti, quindi, creati direttamente in formato digitale. Inoltre, nelle pubbliche amministrazioni, l’articolo 22 del Codice dell’amministrazione digitale stabilisce quali siano le regole e i requisiti per produrre una copia digitale di un documento analogico.
- Vantaggi. I vantaggi della dematerializzazione possono essere riassunti in due semplici concetti: riduzione dei costi, sia diretti, sia indiretti; maggiore efficienza dei procedimenti amministrativi.
- Due realtà che ancora convivono. Il percorso verso un impiego corretto della dematerializzazione è ancora impervio e prevede sicuramente periodi di transizione e di convivenza tra documenti prodotti su supporti diversi,digitale e cartaceo. Per cercare di gestire questa transizione è stato creato un apposito strumento: il contrassegno elettronico.
