Il processo di trasformazione digitale della pubblica amministrazione porterà all’abbandono della carta e all’adozione del solo documento informatico. Si tratta, comunque, di un processo di riguarderà, in tempi nemmeno troppo lunghi, anche il settore privato. In entrambi i casi, risparmio ed efficienza sono assicurati. Così come è assicurata la semplificazione della conservazione dei documenti.

Come procedere con la dematerializzazione documentale negli uffici? Una domanda molto comune in tutti gli ambiti lavorativi, che si stanno rendendo conto di quanti siano i vantaggi offerti dalla gestione documentale digitale. Per sapere come fare e, soprattutto, a chi rivolgersi, non resta che continuare a leggere questo approfondimento.

Temi:

• Dematerializzazione e digitalizzazione
• Dematerializzazione dei documenti cartacei
• Gestione dei documenti digitali
• Dematerializzazione certificata

Dematerializzazione e digitalizzazione

Prima di procedere, bisogna chiarire una differenza che, ancora oggi, non tutti hanno ben presente. Dematerializzazione e digitalizzazione, per quanto vengano utilizzati come sinonimi, in realtà indicano due cose molto diverse.

• Dematerializzazione. Con questo termine si può intendere il processo di digitalizzazione di documenti originali cartacei. A tutti gli effetti di legge, e a patto che sia formato/validato in uno specifico modo, il documento digitale va a sostituire completamente l’originale cartaceo da cui è ricavato.
• Digitalizzazione. Oggi sarebbe molto più corretto parlare di digitalizzazione, che riguarda la creazione, la validazione, la gestione e la conservazione sia dei documenti digitali realizzati da originali cartacei sia dei documenti informatici realizzati direttamente utilizzando le tecnologie digitali.

Dal punto di vista di questo approfondimento, si continuerà a utilizzare il termine dematerializzazione, con riferimento specifico alla digitalizzazione dei documenti cartacei presenti e utilizzati in un ufficio.

Dematerializzazione dei documenti cartacei

Cosa occorre, quindi, per procedere correttamente con la dematerializzazione documentale in un ufficio? Va da sé che questo processo debba essere condotto e gestito in maniera ottimale, o si rischia di perdere il prezioso patrimonio documentale di un ufficio, con conseguenze negative facili da immaginare.

La dematerializzazione dei documenti cartacei è un processo che va gestito secondo un determinato ordine.

1. Certificazione di processo

Come prima cosa, occorre fare una sorta di “inventario” dei documenti presenti in un ufficio. Presumibilmente, alla fine di tale operazione, ne risulterà un ingente numero di documenti da dematerializzare e, per farlo in tempi accettabili, occorre adottare delle tecniche di dematerializzazione massiva.

La certificazione di processo “è una delle due modalità previste – insieme alla quella tradizionalmente nota come raffronto dei documenti – per assicurare che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto” (Agid.gov.it).

In altre parole, la certificazione assicura che il processo scelto per la dematerializzazione creerà delle copie digitali che siano perfettamente uguali agli originali cartacei da cui le copie sono state ricavate.

2. Attestazione di conformità

Dopo che i documenti sono stati dematerializzati, devono passare per il controllo di un notaio (nel settore privato) o di un pubblico ufficiale (nel settore pubblico): queste due figure devono garantire la piena corrispondenza tra copia e originale.

Se il numero di documenti da controllare è ingente (ed è sempre ingente negli uffici) e si è effettuata una certificazione di processo, la figura preposta può non verificare documento per documento ma può controllarne un campione. Il controllo a campione avviene in base a uno standard concordato tra le parti in causa.

Una volta che il controllo ha dato esito positivo, il notaio o il pubblico ufficiale rilasciano un’attestazione di conformità, che può essere realizzata su un file a parte o aggiunta alla copia informatica.

3. Firma digitale

Come ultimo passaggio, la copia digitale di un documento originale cartaceo assume piena efficacia probatoria e valore legale unicamente se sulla copia informatica viene regolarmente apposta la firma digitale del notaio o del pubblico ufficiale che esegue il controllo. In caso di certificazione di processo, la firma digitale può essere apposta anche solo sull’attestazione di conformità.

Per saperne di più:

La firma digitale: cos’è, a cosa serve e come funziona

Gestione dei documenti digitali

Giunti a questo punto, il processo di dematerializzazione dei documenti cartacei di un ufficio è finito e subentra le necessità di gestire i documenti digitalizzati appena creati. Per farlo, occorrono:

• Protocollazione. La protocollazione certifica provenienza e data di acquisizione di un documento informatico, che viene identificato in maniera univoca tramite l’apposizione di informazioni numeriche e temporali. Le informazioni principali relative al documento vengono memorizzate nel registro di protocollo.
• Classificazione e fascicolazione. La classificazione è l’attività di organizzazione logica dei documenti, che vengono associati ad altri documenti che formano la stessa pratica nell’ambito di una serie di un determinato archivio. Il contenitore logico di documenti che appartengono a uno stesso procedimento o una stessa materia è il fascicolo.
• Posta elettronica certificata. Le PEC è uno strumento altamente professionale per l’invio di messaggi e allegati in quanto garantisce: effettività dell’invio/ricezione; valore legale del messaggio; attestazione dell’orario di invio e dell’orario di ricezione; certezza del contenuto.
• Conservazione digitale. Sempre obbligatoria nella pubblica amministrazione e per determinate tipologie documentali in ambito privato (essenzialmente, sono le fatture elettroniche, le mail inviate tramite PEC, i contratti in formato digitale e siglati con firma digitale), la conservazione digitale assicura inalterabilità e reperibilità dei documenti informatici nel tempo.

Dematerializzazione certificata

Il vero cuore della dematerializzazione, quindi, è la certificazione di processo, perché la sola a poter garantire la piena corrispondenza tra copia digitale e documento cartaceo originale.

Ecco perché bisogna sempre affidarsi ai professionisti della dematerializzazione certificata:

Dematerializzazione certificata di documenti cartacei originali in outsourcing