Se ne parla già da un po’ ma ancora non è così utilizzato, sia in ambito pubblico sia in ambito privato. Eppure, la costante semplificazione dei flussi documentali comporta non pochi vantaggi. A patto di riuscire a essere sempre al passo con i tempi. E di essere sempre aperti a recepire le ultime novità.
In un mondo dove i cambiamenti sono sempre più veloci, anche la gestione documentale si modifica costantemente e profondamente. Si aprono nuovi scenari che lasciano intravedere enormi possibilità per semplificare e rendere più efficienti i flussi. E a proposito di scenari: il futuro della gestione documentale è nel digital transaction management?
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Cos’è il DTM
In realtà, il DTM è una possibilità già presente ma non ancora così diffusa come si possa pensare. In sostanza, il digital transaction management è una (ampia) categoria di servizi in cloud pensati appositamente per gestire i flussi documentali (o, per essere più precisi, le transazioni basate sui documenti) nella maniera più semplice e veloce possibile.
Servizi in cloud per gestire i flussi documentali
Questi servizi possono aiutare enormemente i processi di produzione, invio e condivisione documentale proprio grazie all’utilizzo ragionato delle tecnologie digitali basate su cloud.
I servizi del DTM
Sotto la categoria DTM possono rientrare svariate tipologie di servizi. Eccone di seguito alcuni esempi, così da rendere l’idea di che cosa si tratti più nello specifico:
- Electronic signature (e-signature). Si tratta di dati in forma elettronica associati ad altri dati in forma elettronica e utilizzati da un firmatario per firmare un documento. La firma digitale ne è uno degli esempi nonché uno degli strumenti usati più comunemente.
- Autenticazione e non ripudiabilità. Il servizio di condivisione/comunicazione documenti deve, in tutti i casi, garantire sia l’autenticità sia l’integrità delle informazioni. Inoltre, un servizio di questo tipo deve verificare l’identità dell’origine. Allo stesso modo, chi genera un messaggio/condivide un documento e chi riceve tale messaggio/documento non devono mai essere in grado di negare l’invio/ricezione.
- Cobrowsing. Si tratta della possibilità, per due o più persone, di accedere alla stessa pagina web nello stesso momento. I software di cobrowsing possono rivelarsi un insostituibile alleato per migliorare la comunicazione e l’interazione tra chi eroga un servizio (un’azienda o la pubblica amministrazione) e chi ne usufruisce (un cliente o un cittadino).
- Document transfer e certification. Oggi, online è possibile trovare facilmente moltissimi tool che permettono di trasferire documenti da una persona a un’altra. Ma non è solo questione di “trasmissione”: le tecnologie DTM garantiscono la sicurezza, la validità e l’inalterabilità del documento trasferito.
- Transazioni elettroniche. Ogni transazione economica porta con sé la necessità di creare e trasmettere documenti (la blockchain è una delle possibili soluzioni). Anche in questo caso, degli specifici software semplificano la trasmissione dei documenti sempre garantendone l’inalterabilità.
Il Piano triennale 2019-21
Il Piano triennale per l’informatica nella pubblica amministrazione 2019-21 ha introdotto diverse, importanti novità. Due, in particolare, sembrano proprio richiedere l’utilizzo di strumenti e soluzioni che rientrano nell’ambito del digital transaction management.
- Paradigma cloud first. L’obiettivo è cercare di portare tutti i sistemi informativi della pubblica amministrazione in ambiente cloud. E quelli che rientrano nella categoria DTM sono proprio servizi cloud based.
- Digital by default. Il digitale non deve più essere un’opzione ma l’unico e solo modo a disposizione della pubblica amministrazione per gestire i flussi documentali interni e per comunicare con i cittadini.
I servizi del DTM
A ulteriore conferma di quanto i servizi DTM sembrino essere adatti agli obiettivi del Piano triennale, il testo 2019-21 conferisce un ruolo importante al responsabile per la transizione al digitale: questa figura deve coordinare e monitorare tutti i processi che devono portare proprio all’obiettivo digital by default.
In ambito privato
La creazione, la condivisione e, soprattutto, la conservazione dei documenti aziendali sono attività tanto importanti quanto onerose per qualsiasi impresa. Onerose in termini di tempo, di risorse da allocare e di budget da stanziare.
Ancora una volta, le tecnologie e i servizi DTM possono fare la differenza. Per dimostrarlo, basti dire la diffusione del cloud computing è sempre più capillare e pervasiva. E lo è grazie alle sue caratteristiche, che si traducono in significativi vantaggi per tutte le aziende.
- I servizi vengono erogati solo quando necessario;
- I servizi sono tutti completamente scalabili, sia verso l’alto sia verso il basso;
- I servizi sono accessibili in qualunque momento e in qualunque luogo (basta avere una connessione a Internet) e sono tutti perfettamente misurabili.
Tutto questo si traduce in due grandi concetti, necessari per qualunque azienda: risparmio ed efficienza.
DTM: risparmio ed efficienza per le aziende
DTM e conservazione digitale
Un ultimo quanto legittimo dubbio resta. La cui risposta è tanto semplice quanto diretta: i servizi e i software di digital transaction management sono completamente compatibili con le tecnologie e le procedure della conservazione digitale. Anzi, i due sistemi si completano a vicenda:
- Il DTM garantisce velocità ed efficienza dell’invio/ricezione di documenti;
- La conservazione digitale garantisce autenticità e reperibilità dei documenti.
