Digitalizzare un archivio: il titolario di classificazione

L’adozione di un titolario di classificazione è una delle operazioni più delicate nell’ambito del riordinamento di un archivio, sia esso carteceo o digitale. Si può dire che il titolario d’archivio viene sotteso alla struttura creata in ambiente digitale, attraverso esso, vengono sottese anche le stesse logiche di archiviazione e l’architettura dell’aggregato dei documenti cartacei.

Quando tale operazione viene effettuata da specialisti del settore della dematerializzazione e dell’archivistica, si può essere certi che l’archivio mantenga una coerenza storica, una continuità grazie alla quale la classificazione e la fruizione di documenti vengono agevolate notevolmente senza comportare, con ciò, stravolgimenti di logiche operative.

D’altra parte il titolario, quando ben ideato, è l’elemento chiave per l’interpretazione delle attività e delle funzioni dell’ente, della società o dell’ufficio PA. Un codice unico che deve adattarsi alle specificità di ciascuna realtà.

L’analisi del titolario di classificazione già presente è, dunque, uno dei punti di partenza dal quale i tecnici si muovono per avviare l’archivio a una longeva e funzionale dematerializzazione dei documenti conservati.