La digitalizzazione degli archivi cartacei è questione di professionalità. Attraverso questo importante strumento documenti unici e memorie storiche vengono affidate a sistemi di conservazione digitale che devono rispondere ai requisiti e ai principi che sono alla base dell’archiviazione tecnologica moderna.
Le due problematiche ricorrenti nell’archiviazione digitale riguardano:
- La Bit Preservation: vale a dire, la possibilità di interpretare correttamente e integralmente i dati salvati anche a distanza di molto tempo.
- La Logical Preservation: la possibilità di accedere ai dati, nonostante l’obsolescenza di sistemi hardware, applicativi e supporti.
La digitalizzazione degli archivi cartacei, così come tutti i casi di digitalizzazione dei documenti e di conservazione digitale, ha i suoi punti di forza in elementi quali:
- Il formato – basato sull’immodificabilità dei dati e sull’incorporazione di tutti i dati necessari alla sua interpretazione;
- Le garanzie di autenticità e integrità – funzione svolta, il più delle volte, dall’apposizione di firma digitale e marca temporale;
- I metadati – necessari alla classificazione, all’archiviazione e alla gestione delle informazioni contenute nel documento.
- La sicurezza dell’integrità dei dati – sistemi e procedure di manutenzione e di disaster recovery devono sottrarre le informazioni contenute nell’archivio digitalizzato ai rischi più o meno prevedibili.