La conservazione dei documenti sanitari ha tratto grande beneficio dal più generale tendenza a preferire i documenti digitali a quelli cartacei. Un trend che diventerà sempre più marcato nei prossimi anni e decenni. Perché i vantaggi garantiti dalla digitalizzazione documentale sono tanti, e vanno dalla praticità al risparmio.
La scienza medica è probabilmente uno dei settori che più trae vantaggio dall’informatizzazione degli archivi. La digitalizzazione delle cartelle cliniche è solo una delle tappe fondamentali del processo di trasformazione digitale della pubblica amministrazione, ed è estremamente vantaggiosa per tutti gli studi medici e cliniche private.
Temi
- Cos’è una cartella clinica
- Cartella clinica elettronica/informatizzata/digitale: i vantaggi
- Come digitalizzare le cartelle cliniche
- Conservazione/archiviazione delle cartelle cliniche digitali
- Professionisti della digitalizzazione
Cos’è una cartella clinica
Secondo quanto riportato dal Ministero della Salute, la cartella clinica è un “insieme di dati, informazioni e atti, che svolge un ruolo di importanza centrale all’interno delle strutture sanitarie”.
La cartella clinica è quindi, al contempo, uno strumento di “raccolta informazioni” ma anche di “controllo”, per la stessa “natura” del documento, dunque, questa deve essere in grado di assolvere contemporaneamente ad entrambi le necessità, per altro in modo veloce e intuitivo.
Il ruolo stesso della cartella clinica, ovvero quello di garantire lo storico della salute di un paziente, sembra prestarsi perfettamente alla opportunità che questa stessa diventi “digitale”.
Cartella clinica elettronica/informatizzata/digitale: i vantaggi
La digitalizzazione delle cartelle cliniche garantisce, infatti, una serie di vantaggi in termini gestionali, di sicurezza e conservazione che solo un procedimento di informatizzazione può assicurare.
- Efficienza. L’ambito medico ospedaliero ha necessità di essere sempre più efficiente: essere efficienti significa garantire un servizio di qualità agli utenti/pazienti. L’efficienza di uno studio medico, ospedale o ASL, si misura, oltre che nella qualità dei servizi, anche nella modalità con la quale questi vengono erogati.
- Aggiornamento e condivisione. La digitalizzazione delle cartelle cliniche consente di poter visualizzare, condividere e aggiornare in tempo praticamente reale le informazioni relative al paziente e archiviare la cartella senza lasciarla all’usura del tempo.
- Sicurezza. Non solo, nel pieno rispetto della nuova normativa relativa alla privacy delle informazioni contenute nelle cartelle cliniche, diversamente da quelle cartacee alle quali tutti possono accedere in quanto collocate in ambienti “fisici” (archivi o magazzini), la cartella clinica “digitale” evita in partenza questo tipo di problematica. Come tutti i documenti digitali contenenti dati sensibili, infatti, anche la cartella clinica digitalizzata può essere visualizzata da operatori in base ad un workflow di approvazione preventivamente stabilito.
- Spazio. Inoltre, se immaginiamo il numero di cartelle cliniche cartacee presenti in una ASL, ci sarebbe molto più semplice immaginare lo stesso espresso in un’unità di misura di lunghezza, in termini di chilometri. È evidente, dunque, che qualsiasi struttura ospedaliera o studio medico privato che si avvale della digitalizzazione delle cartelle cliniche può avere, nell’immediato e come un altro tra i già citati vantaggi, anche quello di poter usufruire di un volume di spazio sicuramente maggiore.
Come digitalizzare le cartelle cliniche
In realtà, il processo di digitalizzazione delle cartelle cliniche (cosa che vale anche per il più generale processo di digitalizzazione dei documenti sanitari) sarebbe alquanto semplice, in quanto si compone di tre grandi passaggi:
- Organizzare le cartelle cliniche che devono essere digitalizzate;
- Utilizzare degli scanner professionali che permettano di avere un risultato di alto livello (e, ovviamente, maneggiare le cartelle cliniche con grande cura);
- Predisporre un sistema che possa accogliere le cartelle cliniche digitalizzate in modo che possano essere sempre e facilmente recuperabili.
Questi passaggi, appunto, sono una semplificazione di un processo che, in realtà, può rivelarsi anche abbastanza complesso, specialmente se non si hanno le competenze necessarie per gestire la digitalizzazione dei documenti cartacei.
- Il materiale iniziale deve essere ordinato con estrema cura e secondo un criterio, o si rischia di rendere il lavoro confusionario.
- Gli scanner devono essere impostati e impiegati nel modo giusto, usando appositi programmi e regolando lo strumento in modo da garantire il livello di qualità desiderato/necessario;
- L’archiviazione dei documenti digitali deve essere fatta con metodo e criterio, o si rischia di dover perdere inutilmente tempo per reperire la cartella clinica di cui si ha bisogno in un determinato momento.
E questi sono solo alcuni degli spetti da considerare.
Conservazione/archiviazione delle cartelle cliniche digitali
Si comincia con la digitalizzazione e, com’è naturale, si continua con la conservazione delle cartelle cliniche. Al riguardo, ci sono alcuni aspetti da chiarire.
- Le cartelle cliniche vanno conservate illimitatamente: per loro, non si parla quindi di tempo minimo per la conservazione dei documenti. E la conservazione illimitata deve essere presa seriamente in considerazione prima di impostare l’archivio digitale.
- La conservazione digitale non è obbligatoria per le cartelle cliniche. Le cartelle cliniche, come già detto, possono essere conservate su un pc, o un server, o un cloud data center: la soluzione che più si ritiene opportuna.
- La conservazione digitale può rappresentare quel qualcosa in più per garantire la sicurezza dei documenti digitali, o se si decide di utilizzare solo le copie digitali lasciando gli originali analogici definitivamente “in magazzino”. In questo caso, se si decide cioè di optare per la conservazione digitale, bisogna considerare anche la certificazione di processo e l’attestazione di conformità.
Per saperne di più:
Approfondimento: Conservazione delle cartelle cliniche: per quanto tempo, come fare, a chi rivolgersi
Professionisti della digitalizzazione
Come si è visto, la digitalizzazione delle cartelle cliniche non è un qualcosa che possa essere fatto in maniera improvvisata. Occorrono competenze ed esperienza o si rischia di arrecare un danno irreparabile. Eppure, i vantaggi della digitalizzazione sono tanti e indiscutibili.
Come fare? La soluzione è semplice e cioè affidarsi agli esperti di:
