La digitalizzazione sta cambiando e cambierà sempre di più il mondo del lavoro e il modo in cui le aziende svolgono le proprie attività. Un cambiamento che riguarderà anche la gestione del ciclo passivo.

Una definizione

Se il ciclo attivo riguarda tutte le operazioni che portano alla vendita di un bene o un servizio a un cliente (e quindi “attiva” perché produce un utile), il ciclo passivo riguarda tutte le operazioni che s’instaurano tra l’azienda, i fornitori e il magazzino.

In altre parole, il ciclo passivo riguarda tutte le spese che un’azienda deve sostenere per produrre un bene od offrire un servizio, distribuire il bene/servizio e/o, eventualmente, stoccare il bene (o le risorse necessarie per produrlo) in un magazzino. È “passivo” proprio perché queste operazioni comportano delle spese per l’azienda.

Le attività aziendali

In che modo la digitalizzazione del ciclo passivo può modificare, e in maniera positiva, lo svolgimento delle varie attività specifiche della vita aziendale? Gli aspetti coinvolti sono diversi. I più importanti, in linea di massima, possono essere considerati questi tre:

• Conservazione digitale. Che siano stati creati direttamente in digitale o che si voglia procedere con la digitalizzazione dei documenti cartacei, la conservazione digitale introduce delle nuove modalità, più veloci ed efficienti, nella generale gestione documentale di cui necessita il ciclo passivo.
• Fatturazione elettronica. Dal 1 gennaio 2019, la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria. Questo comporterà non pochi cambiamenti anche dal punto di vista del ciclo passivo e della gestione delle fatture emesse verso i fornitori.
• Logistica avanzata. La logistica è uno dei perni fondamentali di qualsiasi attività lavorativa. Con la digitalizzazione, si può ricorrere a specifici programmi gestionali che rendono il tutto molto più pratico.

I vantaggi

Perché scegliere la digitalizzazione del ciclo passivo aziendale? I motivi sono diversi, così come i vantaggi garantiti:

• I tempi di fatturazione e di pagamento si riducono sensibilmente;
• Le informazioni diventano molto più semplici da reperire e condividere, e questo rende i processi interni molto più efficienti;
• I documenti possono essere gestiti anche da dipendenti che operano in sedi dislocate;
• La possibilità di backup periodici protegge i dati aziendali;
• La conservazione digitale (tra le altre cose) garantisce la totale autenticità dei documenti;
• Lo spazio di archiviazione dei documenti da fisico diventa digitale, garantendo un grande risparmio in termini economici.