La digitalizzazione documentale per i commercialisti: i 3 ambiti interessati
Adeguarsi alle richieste di un mondo digitalizzato non è più un’opzione. Non lo è più da tempo. Adeguarsi è una necessità. E non soltanto per potersi definire compliant con la normativa di riferimento, che sta spingendo sempre di più verso la digitalizzazione dei flussi e delle attività. L’adeguamento è imprescindibile per restare competitivi nel mondo del lavoro.
La digitalizzazione ha cambiato, sta cambiando e, soprattutto, cambierà sempre di più il mondo del lavoro. Le evoluzioni riguardano, principalmente, flussi e modalità di gestione delle specifiche attività. Questo vale anche per i commercialisti. In particolare, per questa professione i cambiamenti riguardano soprattutto tre ambiti. Per ciascuno dei quali viene fornita la soluzione per adeguarsi alle necessità dei tempi che corrono.
Temi:
- Fatturazione elettronica
- Conservazione digitale dei documenti contabili e fiscali
- Scontrini elettronici
1. Fatturazione elettronica
Una delle attività, letteralmente, distintive della professione del commercialista è data dalla gestione delle fatture, sia in entrata sia in uscita. Questa attività, come i professionisti sapranno, ormai da tempo è diventata completamente digitale, richiedendo l’utilizzo di apposite tecnologie e competenze.
Approfondimento: Come fare per adeguarsi alla fattura elettronica: un vademecum
In sostanza:
- Le fatture elettroniche devono essere necessariamente realizzate in formato Xml, un linguaggio di markup flessibile e che può essere adattato alle situazioni più diverse;
- Le fatture elettroniche devono essere inviate obbligatoriamente tramite il Sistema di interscambio, che si occupa di “smistare” la fattura verso il destinatario indicato (l’Sdi va usato sia per le fatture da/verso la PA sia per le fatture tra privati);
- Le fatture devono essere conservate in regime di conservazione digitale (su quest’aspetto, si tornerà al punto 2).
Il problema…
Semplice a dirsi. I problemi subentrano quando bisogna passare ai fatti. Molti studi di commercialisti si ritrovano a dover gestire sia fatture in formato elettronico sia fatture in formato cartaceo. Con tutte le discrepanze e i rallentamenti che ne possono derivare durante il normale svolgimento della attività quotidiane.
…e la soluzione
I file in formato digitale sono, in assoluto, i più immediati e pratici da gestire. Anche perché l’idea è di azzerare completamente l’utilizzo di carta. Se in uno studio di commercialisti ci sono troppe fatture in formato cartaceo, la soluzione è affidarsi ai:
Professionisti della digitalizzazione delle fatture cartacee
In questo modo, si evitano gli inconvenienti della “doppia gestione” e ci si può concentrare unicamente sulla gestione digitale.
2. Conservazione digitale dei documenti contabili e fiscali
Le norme sulla conservazione dei documenti contabili e fiscali parlano chiaro. O, per meglio dire, a parlare chiaro è il grande punto di riferimento su questa tematica, ovvero l’articolo 2220 del Codice civile: tutte le scritture contabili devono essere conservate per un periodo minimo di dieci anni.
Approfondimento: La conservazione dei documenti contabili e fiscali: tempi e modalità
L’efficacia e la validità dell’articolo non sono minimamente intaccate dal fatto di gestire i documenti in formato digitale: in altre parole, tutti i documenti contabili e fiscali dovranno essere conservati per un periodo minimo di dieci anni (decorso il quale potranno anche essere eliminate). Documenti contabili e fiscali come le fatture elettroniche.
Il problema…
Le fatture elettroniche devono essere conservate in regime di conservazione digitale. Ovvero (semplificando) ricorrendo a metodologie e tecnologie che garantiscano la reperibilità e l’inalterabilità delle fatture nel tempo. Ma sono pochi i professionisti e gli studi che internamente hanno le competenze per gestire questa delicata attività.
…e la soluzione
Semplicemente, basta ricorrere alla:
In questo modo, i commercialisti e gli studi di commercialisti possono garantire l’obbligatoria conservazione digitale ai propri clienti esternalizzandola a un conservatore esperto e accreditato.
3. Scontrini elettronici
Novità relativamente recente, anche se dal 2020, in sostanza, tutti i commercianti dovranno adeguarsi. A partire dall’anno indicato, bisognerà dotarsi di specifici contatori di cassa che comunicheranno tutte le informazioni su una transazione (lo scontrino, appunto) direttamente all’Agenzia delle entrate.
Approfondimento: Come conservare gli scontrini elettronici: tutto quel che c’è da sapere
Questa novità assolverà due importanti compiti:
- Renderà molto più semplice l’emissione dello scontrino e la sua comunicazione agli organi di controllo/verifica competenti;
- Permetterà di ridurre sensibilmente il fenomeno dell’evasione fiscale.
Il problema…
In questo caso, non è tanto l’emissione dello scontrino, in quanto i registratori di cassa specifici per questa attività si possono procurare facilmente. La vera questione, ancora una volta, è la conservazione, perché anche gli scontrini rientrano tra le scritture contabili di cui all’articolo 2220 del codice civile.
…e la soluzione
E dal momento che gli scontrini elettronici sono scritture contabili a tutti gli effetti, dovranno essere conservati in regime di conservazione digitale. Come nel caso della conservazione dei documenti contabili e fiscali, affidarsi a un esperto è la soluzione migliore.
Benché non sia strettamente obbligatorio, è consigliabile ricorrere sempre a un conservatore accreditato AgID, garanzia che le esperienze e le competenze del fornitore del servizio possano considerarsi ampiamente comprovate.
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