Scanner per documenti: come scegliere il migliore e usarlo in maniera professionale

Uno strumento affidabile deve avere delle precise caratteristiche. Che ne fanno un vero alleato e un insostituibile protagonista del processo di digitalizzazione.

Scegliere uno scanner per documenti professionale è una decisione che richiede competenza e attenzione, per evitare che l’investimento dell’azienda, dell’organizzazione, della biblioteca o dello studio professionale venga vanificata da uno strumento non all’altezza dei compiti richiesti.

Temi:

• Scanner: il significato
• Le caratteristiche dello scanner professionale
• Il miglior scanner
• Software per la gestione documentale
• Le 5 regole d’oro della scannerizzazione

Scanner: il significato

La parola “scanner”, in inglese, è un sostantivo che deriva dal verbo to scan, che significa “osservare, scrutare, esaminare”. Nel tempo, e in particolare con l’incremento del livello tecnologico, il sostantivo ha indicato macchinari che esaminassero o “scansionassero” (quest’ultimo è un neologismo derivante proprio dal termine inglese) oggetti di vario tipo.

Scannerizzare o scansionare?

Semplicemente, entrambi i verbi sono corretti quando ci si riferisce all’operazione acquisire immagini tramite l’utilizzo di uno scanner.

Le caratteristiche dello scanner professionale

Come riconoscere uno scanner per la digitalizzazione dei documenti in grado di assolvere le funzioni richieste per un uso professionale? I requisiti da tenere in considerazione sono:

• Velocità. Uno scanner veloce è ciò che serve a una realtà che utilizza l’acquisizione ottica su base quotidiana. Il risparmio di tempo può sembrare un dettaglio, ma sul lungo periodo può pesare sul bilancio produttivo dell’organizzazione. Per questo è meglio optare per una soluzione “stand alone”.
• Risoluzione adeguata e colori. La qualità della scannerizzazione e richiesta a uno scanner professionale dipende dal tipo di documenti che devono essere acquisiti. Nel caso di documenti solo testuali, basta una risoluzione di 200 DPI e uno scanner sulle scale di grigio. Per chi deve scannerizzare opere d’arte, libri illustrati, libri antichi, mappe o manifesti dovrà optare per uno scanner ad altissima risoluzione e a colori.
• Gestione grandi volumi. Chi prevede di utilizzare lo scanner per l’acquisizione ottica dei grandi volumi, dovrà accertarsi che i requisiti dello scanner prevedano un utilizzo massivo della macchina.
• Gestione grandi formati. Quando i documenti da acquisire attraverso lo scanner non hanno un formato predefinito o sono spesso fuori dai formati standard, la soluzione è nell’optare per gli scanner per grandi formati (A0, A1, A2 o A3).
• Praticità d’uso. Scanner documentale professionale non significa necessariamente “macchina di difficile utilizzo”. Soprattutto nel caso in cui l’impiego dello scanner sia diffuso (si pensi a una biblioteca), la praticità di utilizzo è fondamentale e fa risparmiare tempo in fase di digitalizzazione dei documenti.

Il miglior scanner

Partendo da questi presupposti, il miglior scanner professionale è quello che meglio riesce a rispondere alle esigenze lavorative di un soggetto, che sia esso un ente pubblico, un’azienda o uno studio di professionisti. Ed ecco quali sono gli scanner da scegliere in base al tipo di lavoro da svolgere.

Scanner planetario	Lo scanner planetario è lo strumento da preferire quando bisogna scansionare documenti come libri (anche antichi), riviste, documenti rilegati e mappe. Non a caso, si tratta di uno degli strumenti preferiti quando bisogna procedere con la digitalizzazione dei beni culturali, anche perché garantisce la massima protezione dell’item scansionato.
Scanner piani e rotativi per grandi formati	Molti professionisti, come architetti e tipografi, si trovano nella necessità di stampare in formati molto grandi e, per certi versi, inusuali. Gli scanner piani e rotativi per grandi formati sono la risposta a questa esigenza specifica.
Scanner per microfilm	Fondamentali per gestire la scansione dei documenti su microfilm, un supporto analogico su pellicola, ancora relativamente diffuso, che permette conservare un documento in formato ridotto.

Le migliori soluzioni delle marche più prestigiose sono disponibili nella sezione:

Scanner, microfilm, prodotto hardware e software

Software per la gestione documentale

La corretta gestione documentale non richiede soltanto soluzioni hardware ma anche software. Ovvero programmi che semplifichino tutti gli aspetti della gestione documentale, dall’archiviazione alla reperibilità passando per la condivisione, sia interna sia esterna. Soluzioni software che devono anche essere facili sia da implementare sia da utilizzare.

Soluzioni come queste:

Software per la gestione documentale: 4 utili “ferri del mestiere”

Le 5 regole d’oro della scannerizzazione

Da quando i documenti digitali hanno fatto l’ingresso nel mondo privato, ciascuno di noi è divenuto un archivista digitale più o meno consapevole. Per questo è necessario imparare alcune regole base per la creazione di un archivio digitale che garantisca la qualità dei documenti conservati e la loro reperibilità anche nel lungo periodo.

Ecco una breve guida che vi aiuterà a gestire i vostri documenti (le vostre immagini, i vostri ricordi e i documenti importanti), a digitalizzarli e a creare il vostro impeccabile archivio digitale.

#1: preparare lo scanner e i documenti

Prima di procedere a una sessione di scansione è fondamentale pulire lo scanner, in modo da evitare che polvere o sporcizia possano compromettere l’acquisizione ottica dei documenti. Per farlo basterà dotarsi di un panno morbido leggermente inumidito e passarlo delicatamente sul vetro dello scanner.

Se si sta per scansionare delle foto stampate, passarci sopra delicatamente un panno antistatico (come i piccoli panni per la pulizia degli occhiali). Per avere la migliore acquisizione ottica del documento, si consiglia di allinearlo con l’angolo superiore della superficie di scansione.

#2: DPI per la scansione

I software per la scansione (il più delle volte forniti con gli stessi scanner) danno la possibilità di settare alcune proprietà di acquisizione che permettono di ottenere l’immagine ideale del documento senza occupare inutilmente troppo spazio in un archivio digitale. A tal fine, occorre settare la proprietà DPI.

• Cosa significa DPI? L’acronimo sta per dots per inch, vale a dire punti per pollice, ossia la quantità di pixel per pollice quadrato. È una misura della qualità dell’immagine: maggiore sarà la misura dei DPI e più definita nei dettagli risulterà l’immagine scansionata. Per ottenere un’immagine valida per una stampa di qualità di uso standard, basterà optare per una risoluzione di 300 o 400 DPI. Per la scansione di un documento testuale, si potrà optare per una risoluzione inferiore (150 – 200 DPI).
• Bit depth. Alcuni software offrono anche la possibilità di scegliere la bit depth: i bit per pixel, ossia quante informazioni vengono contenute in un pixel. Se il documento è in scala di grigio, si potrà optare per il settaggio a 8-bits, se è a colori si consiglia l’opzione 24-bits.

#3: il formato e la compressione

La scelta del formato è uno degli elementi fondamentali per la conservazione di lungo termine dei documenti scansionati. Qualora il software per la scansione lo permetta, è consigliabile il salvataggio dell’immagine in formato TIFF. Se il documento è grafico (una foto o un’immagine), si consiglia la compressione LZW del file TIFF.

#4: il nome del file

Alcuni software di scansione offrono la possibilità di salvare l’immagine acquisita con un nome generato automaticamente. Il consiglio è rinominare l’immagine con un naming che permetta di archiviare il file secondo un criterio logico (data, pratica, classe di appartenenza, luogo, etc.) coerente per tutto l’archivio, in modo da poter facilmente ritrovare il documento d’interesse.

#5: rimuovere il documento dallo scanner

Nonostante possa sembrare che “il più è fatto”, ecco un’indicazione che aiuterà a preservare lo scanner e i documenti il più a lungo possibile. Quando si rimuove il documento dallo scanner, soprattutto se si tratta di una foto, la cui superficie può aderire perfettamente al vetro dello scanner, si deve evitare di graffiare o toccare la superficie vetrata dello strumento. Per questo basterà utilizzare un foglio di carta per farlo scivolare tra il documento e il vetro.

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