La cattura e il post processing sono tra le prime fasi della dematerializzazione documentale. Nell’ambito di un servizio professionale di digitalizzazione e gestione dei documenti tali operazioni vengono effettuate con l’ausilio di strumenti e soluzioni tecnologicamente all’avanguardia, in grado di automatizzare gran parte del processo e, soprattutto, di normalizzare ogni tipologia di documento in entrata per farlo confluire nella stessa infrastruttura di gestione documentale digitale.

Che siano documenti cartacei con dati strutturati, fatture o anche semplicemente e-mail, l’operazione di cattura si avvale di un’infrastruttura IT che rende automatica l’acquisizione delle varie tipologie di documento e la cattura dei dati in esso contenuti.

Esistono due approcci per questa fase d’introduzione dei documenti di qualsiasi provenienza nel sistema di gestione digitale di documenti e dati:

 

Approccio centralizzato: quando i documenti sono prettamente cartacei e quando l’organizzazione è fortemente centralizzata, si ricorre a scanner in grado di gestire alti volumi di lavoro e si procede all’acquisizione ottica dei documenti cartacei, prima di affidare le immagini dei documenti a un software di cattura dati.

 

Approccio distribuito: quando i documenti arrivano da diversi canali e l’organizzazione è decentrata (diverse filiali e uffici periferici), la digitalizzazione, la cattura dei dati e il post processing vengono eseguiti grazie a diversi sistemi di scanning e a piattaforme di cattura multicanale e acquisizione dati come Ephesoft.

 

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