La conservazione dei documenti in formato digitale garantisce tanti vantaggi, che vanno da una maggiore efficienza a un sensibile risparmio. Senza dimenticare la possibilità di erogare un servizio migliore. Tutti vantaggi che non sono certamente sfuggiti (anche) a chi lavoro nell’ambito della sanità pubblica.
Che la si voglia chiamare digitalizzazione o dematerializzazione (anche se il primo termine sarebbe molto più corretto), un dato di fatto resta: la trasformazione digitale dei documenti sanitari rappresenta un grande passo in avanti verso una più efficace ed efficiente gestione documentale in ambito sanitario.
Tutto sta a sapere come fare. E, soprattutto, a sapere quali sono i professionisti ai quali rivolgersi se internamente mancano le competenze necessarie per gestire un’operazione delicata come la digitalizzazione documentale.
Temi:
- Conservazione dei documenti sanitari
- Digitalizzazione delle cartelle cliniche
- Digitalizzazione dei documenti sanitari in generale
- Conservazione digitale: facciamo chiarezza
- Professionisti della digitalizzazione
Conservazione dei documenti sanitari
Si comincia, ovviamente, dall’inizio. La conservazione dei documenti sanitari è un processo complesso e articolato, che deve tener conto della normativa, dei tempi di conservazione stabiliti dalla legge, delle caratteristiche specifiche dei documenti sanitari (che, per loro natura, sono delicati, specialmente perché contengono dati personali e sensibili).
Vediamo quali sono i punti principali:
- Prontuario. La Direzione generale degli archivi ha approntato e messo a disposizione delle aziende sanitarie un ottimo e preciso prontuario, contenente linee guida dettagliate con tutte le informazioni necessarie su tutte le tipologie documentali trattate nelle aziende sanitarie e sui loro tempi di conservazione. Elenco che è disponibile qui: Direzione generale degli archivi – Prontuario di scarto per le ASL.
- Scarto d’archivio. Grazie al prontuario, in ambito sanitario è possibile gestire in maniera corretta un’operazione sempre molto delicata, ovvero quella dello scarto d’archivio, che consiste nell’eliminazione dall’archivio dei documenti non più necessari e/o che hanno superato il tempo di conservazione minimo stabilito dalla legge.
- Tempo di conservazione. Gli elenchi del prontuario indicano, per ciascuna tipologia documentale, quali sono i tempi di conservazione. Senza entrare nel dettaglio (sarebbe oneroso riportare le indicazioni per ciascun documento – e comunque l’elenco completo è stato fornito poco prima), bisogna però sapere quali sono le “fasce” di conservazione dei documenti, così da farsi un’idea: documenti da conservare illimitatamente; documenti da conservare fino a cessazione attività; documenti da conservare per 40 anni, per 30 anni, per 20 anni, per 10 anni, per 5 anni, per 3 anni, per 1 anno.
Da valutare bene soprattutto il punto sui tempi di conservazione dei documenti. Come nel caso della conservazione dei documenti amministrativi, infatti, non va commesso l’errore di credere che tutti i documenti sanitari vadano conservati illimitatamente: c’è sempre lo scarto di archivio da gestire, così da ottimizzare tempi e spazi.
Digitalizzazione delle cartelle cliniche
Vale la pena spendere due parole più specifiche sulla conservazione delle cartelle cliniche. Per almeno un paio di ottimi motivi:
- Le cartelle cliniche rientrano tra i documenti sanitari che sono destinati alla conservazione permanente, quindi necessitano di specifiche soluzioni (che si possono applicare anche agli altri documenti destinati alla conservazione permanente);
- Le cartelle cliniche rappresentano il documento sanitario per eccellenza, quello maggiormente prodotto dalle ASL e che contiene più informazioni personali/sensibili sui pazienti.
Semplificando e schematizzando, la digitalizzazione delle cartelle cliniche può essere ricondotta a queste tre fasi:
- Preparazione del materiale da digitalizzare (banalmente, si tratta di capire quanti e quali documenti debbano essere sottoposti al processo di digitalizzazione);
- Preparazione degli scanner professionali da utilizzare per la digitalizzazione delle cartelle;
- Predisposizione di un “ambiente digitale” (un computer, un server, un data center) dove i documenti digitalizzati saranno conservati.
Con questi tre passaggi, la digitalizzazione delle cartelle cliniche può essere effettuata a norma di legge.
Digitalizzazione dei documenti sanitari in generale
In realtà, il processo di digitalizzazione sopra indicato vale un po’ per tutti i documenti sanitari. I quali però si differenziano dalle cartelle cliniche per il tempo di conservazione. Ancora una volta, si rimanda alla lettura del prontuario fornito nella prima parte di questo approfondimento.
Conservazione digitale: facciamo chiarezza
La conservazione dei documenti sanitari digitalizzati non deve necessariamente essere fatta in regime di conservazione digitale. Però scegliere la conservazione digitale è un’ulteriore garanzia per i documenti e per le ASL.
La conservazione digitale è quell’insieme di procedure e tecnologie che garantiscono inalterabilità e reperibilità dei documenti digitali/digitalizzati per tutto il periodo di conservazione obbligatorio stabilito dalla legge. Anche in questo caso, si tratta di un’operazione complessa che richiede professionalità e competenze. Qualora mancassero internamente, si può ricorrere alla:
Per legge, le ASL devono necessariamente affidarsi a un conservatore accreditato AgID nel caso in cui i documenti prodotti sono degli originali digitali (documenti digital born, muniti di firma elettronica) oppure nel caso in cui vengono prodotti dei documenti digitalizzati che mirano ad avere la medesima efficacia probatoria dei documento cartacei da cui sono tratti (sfruttando la cosiddetta certificazione di processo).
Se si opta, quindi, per il processo di dematerializzazione certificata di originali unici, allora il processo di digitalizzazione dei documenti sanitari in generale può essere ricondotto a queste quattro fasi:
- Preparazione del materiale da digitalizzare (banalmente, si tratta di capire quanti e quali documenti debbano essere sottoposti al processo di digitalizzazione);
- Preparazione degli scanner professionali da utilizzare per la digitalizzazione delle cartelle;
- Predisposizione sia della certificazione di processo sia dell’attestazione di conformità (semplificando anche in questo caso, certificazione e attestazione concorrono a garantire che vi sia piena e totale corrispondenza tra gli originali cartacei e i documenti digitali da essi derivati);
- Predisposizione del sistema di conservazione digitale.
Professionisti della digitalizzazione
Norme da rispettare, workflow da seguire (se non propriamente da cambiare), tecnologie da implementare. E poi le opportune certificazioni, per essere sicuri che chi effettua il lavoro sia un professionista con esperienza e competenze.
È possibile avere tutto ciò e procedere subito con la digitalizzazione dei documenti sanitari. Basta semplicemente rivolgersi ai:
