Il processo di digitalizzazione delle aziende è in atto e, presumibilmente, proseguirà ancora per diversi anni. Lo stesso dicasi per la digitalizzazione della pubblica amministrazione. Le trasformazioni sono sempre dietro l’angolo, per cercare di stare al passo con il vorticoso evolversi delle tecnologie digitali. Trasformazioni alle quali occorre adeguarsi per essere in linea con le normative e non perdere competitività ed efficienza.
Fine anno è sempre tempo di grandi cambiamenti. Cambiamenti importanti, che riguardano il modo di lavorare e di rendere conto del lavoro svolto agli organi competenti. In particolare, a partire dal 2020, ci saranno diverse novità che riguarderanno la gestione digitale dei documenti fiscali.
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Le 5 novità principali
Tra le varie novità del decreto fiscale e della Legge di bilancio 2020, le più impattanti, tanto per le aziende quanto per le pubbliche amministrazioni, saranno queste cinque.
1. Fattura elettronica
Le modalità di gestione della fattura elettronica non cambiano. La novità, però, riguarda la conservazione, fermo restando quanto previsto dalla normativa sulla conservazione dei documenti (le fatture, così come i documenti fiscali, devono essere conservati per un tempo minimo di dieci anni).
L’Agenzia delle entrate conserverà i file Xml inviati fino al 31 dicembre dell’ottavo anno a partire dalla dichiarazione di riferimento. Questo riguarda anche indagini fiscali o eventuali contenziosi.
Approfondimento: Come fare per adeguarsi alla fattura elettronica: un vademecum
2. Scontrino digitale
Lo scontrino elettronico è l’argomento principale, in tema digitalizzazione e conservazione dei documenti, del 2019/20. In pratica, dal 2020, tutti i commercianti e i titolari di partita IVA dovranno abbandonare il vecchio scontrino cartaceo ed emettere soltanto scontrini digitali.
Per farlo, commercianti e titolari di partita IVA dovranno dotarsi di specifici registratori di cassa che invieranno le informazioni sullo scontrino direttamente all’Agenzia delle entrate. E gli scontrini dovranno essere obbligatoriamente conservati in regime di conservazione digitale.
Approfondimento: Come conservare gli scontrini elettronici: tutto quel che c’è da sapere
3. Indici sintetici di affidabilità (ISA)
Dall’anno di imposta 2018, e quindi da quest’anno, l’Agenzia delle entrate ha introdotto i cosiddetti Indici sintetici di affidabilità (ISA) che riguardano tutti i lavoratori autonomi e/o le imprese che svolgono in prevalenza un lavoro autonomo.
- Gli indicatori vengono utilizzati per valutare il grado di compliance fiscale dei lavoratori, una sorta di auto-valutazione in base alla quale l’Agenzia delle entrate può correggere eventuali errori.
- La compilazione e l’invio degli Indici sintetici di affidabilità sono responsabilità dello stesso lavoratore autonomo, che integrerà gli ISA al modello utilizzato per la dichiarazione dei redditi.
La corretta compilazione degli Indici sintetici di affidabilità è una faccenda alquanto complessa. I lavoratori interessati possono rivolgersi a un intermediario, al quale vengono delegati sia la compilazione sia l’invio.
4. Nodo smistamento ordini (NSO)
Il Nodo smistamento ordini (NSO) è un servizio digitale che si occupa della gestione degli ordini di acquisto di beni o servizi, nonché della loro esecuzione. A partire da febbraio 2020, l’NSO diventa obbligatorio per tutte le aziende del Servizio sanitario nazionale e per tutti i fornitori.
Potrebbe essere considerato un po’ il “corrispettivo” del Sistema di interscambio. Da febbraio 2020, tutti gli ordini di acquisto dovranno essere inviati esclusivamente per via telematica. Questo cambiamento rappresenterà un grande passo avanti nel più generale processo di trasformazione digitalizzazione della pubblica amministrazione.
Approfondimento: I documenti sanitari: per quanto tempo e come devono essere conservati
5. Nuovo utilizzo del POS
Anche se la certezza ancora non è arrivata, è molto probabile che per il 2020 tutti gli esercenti dovranno adeguarsi non soltanto a un nuovo obbligo per il POS ma anche al suo utilizzo multiplo. Questa norma, oltre a rappresentare una semplificazione (l’invio delle informazioni avviene contestualmente), costituirà un importante passo avanti per la lotta all’evasione fiscale.
Come adeguarsi per la conservazione
Queste novità, come si è visto, riguardano l’ambito fiscale. E i documenti fiscali sono una delle tipologie documentali per le quali la conservazione digitale è obbligatoria.
Fermo restando l’obbligo, dotarsi delle necessarie tecnologie e competenze non è sempre semplice. Ma c’è una soluzione. È la:
In questo modo, i professionisti del settore risolveranno il problema della conservazione dei documenti sottoposti a regine di conservazione digitale.
