Digitalizzazione notai: tutti i vantaggi per la gestione degli atti notarili
La gestione cartacea dei documenti comporta non pochi problemi, come si vedrà in seguito. Problemi che aumentano con l’aumentare del numero di documenti da produrre/inviare/conservare. Eppure, la strada del documento informatico è ormai intrapresa. E occorre adeguarsi se si vuole restare al passo con i tempi e non perdere efficienza e qualità del servizio erogato.
La digitalizzazione aiuterà anche i notai. Si sta parlando al futuro perché, in effetti, la digitalizzazione dell’atto notarile è un passo che ancora pochi studi notarili hanno effettivamente compiuto. Eppure, i vantaggi garantiti dalla digitalizzazione dei documenti sono indiscutibili.
Temi:
- I problemi della gestione cartacea
- I vantaggi della gestione digitale
- Digitalizzazione documenti cartacei
I problemi della gestione cartacea
La gestione cartacea degli atti notarili, inevitabilmente, ha un costo per i notai. In questo caso, il concetto di costo non deve essere ricondotto soltanto al mero e semplice aspetto economico (che pure ha un suo grandissimo peso). Infatti, le conseguenze negative della gestione cartacea degli atti notarili riguarda diversi aspetti della gestione documentale.
Conservazione
La conservazione dei documenti è un obbligo anche per i notai. Come è facile intuire, conservare i documenti in formato cartaceo ha un costo economico molto più alto rispetto alla conservazione in digitale. Costo sul quale incide non soltanto la stampa fisica dei documenti cartacei ma anche la loro conservazione, che deve essere fatta in ambienti appositi il cui allestimento, a sua volta, comporta un costo.
Tempo
Produrre, stampare, validare/firmare e condividere/inviare un documento in formato cartaceo richiede tempo. Lo richiede anche un’operazione standard, effettuata normalmente durante lo svolgimento del lavoro quotidiano come, banalmente, reperire un documento di cui si ha necessità, che dovrà essere recuperato tra i faldoni o tra gli scaffali dove è stato conservato.
Sicurezza
L’archiviazione dei documenti cartacei, come già indicato, richiede l’allestimento di spazi che devono garantire le necessarie misure di sicurezza affinché i documenti non vengano danneggiati dall’azione di agenti come polvere, luce, acqua eccetera, e non vengano manomessi/alterati da nessuno, accidentalmente o meno.
Ordine dell’archivio
Tenere ordinato un archivio cartaceo è un’operazione che va condotta quotidianamente e che diventa, man mano che il tempo passo e il numero di documento archiviati aumenta, sempre più difficoltosa. Senza considerare che, con l’inevitabile incremento della mole di documenti conservati, potrebbe esserci bisogno di passare a un archivio più grande, con tutti i problemi che un’operazione di questo tipo comporta.
Efficienza delle procedure
Tutto ciò ha delle ripercussioni sull’efficienza del lavoro quotidiano. Operazioni come controllo, validazione e consegna di un atto notarile diventano farraginose, lente. In una parola: inefficienti. Eppure, c’è la possibilità di evitare questi e altri inutili inconvenienti.
I vantaggi della gestione digitale
In che modo la digitalizzazione documentale può aiutare i notai nello svolgimento del loro lavoro? Come può il documento digitale portare efficienza lì dove ci sono solo unitili perdite di tempo e altrettanto inutili complessità da dover gestire? I punti salienti sono questi quattro:
- Riduzione dei costi. Per uno studio notarile, così come per tutte le attività lavorative in generale, questo è il primissimo vantaggio della gestione documentale digitale. La carta ha un costo, di acquisto, di produzione, di conservazione. Il documento digitale no. Alla fine dell’anno, il risparmio in termini economici sarà significativo.
- Maggiore efficienza. Produrre un documento digitale è semplice, basta avere un computer e un apposito programma. Lo stesso dicasi per la validazione (si ricorre alla firma digitale), per la condivisione (gli strumenti digitali sono tantissimi), per la conservazione. In tal senso, un valido aiuto è rappresentato dall’utilizzo di software per la gestione documentale.
- Integrazione delle informazioni. Spesso, per non dire sempre, il lavoro del notaio richiede la consultazione e l’integrazione di informazioni presenti su vari documenti. Questa operazione diventa molto più snella quando si possono consultare i documenti in formato digitale.
- Sicurezza dei documenti. Un punto fondamentale quanto incontrovertibile: il documento digitale è più sicuro del documento cartaceo. Sia perché non può essere danneggiato da fattori esterni come polvere e luce. Sia perché, adottando specifiche misure, non può essere modificato in alcun modo da persone terze o malintenzionate. In altre parole, la digitalizzazione garantisce un alto livello di sicurezza documentale.
Digitalizzazione documenti cartacei
Quindi: come passare dalla gestione cartacea alla gestione digitale degli atti notarili? Un cambiamento di questo tipo richiede tempo, competenze e tecnologie. Elementi che potrebbero non essere disponibili all’interno di uno studio notarile. Ed ecco perché, per approfittare dei tanti vantaggi offerti dalla digitalizzazione documentale, la soluzione è la:
Così, saranno i professionisti del settore, con la loro esperienza e le loro competenze, a prendere completamente in carico il processo di digitalizzazione e archiviazione documentale.
La conservazione digitale
C’è un ultimo punto che vale la pena approfondire. Perché, infatti, la reperibilità e l’inalterabilità dei documenti digitalizzati viene garantita tramite la:
Perciò, è sempre bene assicurarsi che il fornitore al quale ci si rivolge per la digitalizzazione documentale sia anche un esperto di conservazione digitale, che è assolutamente obbligatoria per specifiche tipologie di documenti.
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