Con la messa in atto del piano e-Gov 2010 da parte del governo, assieme alle nuove direttive sono nate anche le prime confusioni. In particolare per quanto la disputa maggiore nasce sulla questione dell’autenticazione dei documenti che da cartacei devono essere resi digitali e sulla loro sicurezza.

Da una parte esiste la convinzione che la tecnologia al servizio della digitalizzazione dei processi e dei documenti all’interno del sistema PA non trovi ancora pronta l’essere umano che dovrà applicarla: ovvero l’utilizzo di protocolli documentali volti alla sicurezza della trasmissione e all’autenticazione della provenienza del documento in oggetto, sebbene ordinati da regole, creano confusione negando il loro obiettivo. È il caso questo, verificatosi non troppo tempo addietro,di un bando di gara emanato online da un’amministrazione. L’imprenditore che voleva parteciparvi ha fatto un’offerta rispettando le istruzioni presenti sul sito dell’amministrazione stessa, salvo poi vederla rifiutata in quanto la sua offerta non avrebbe rispettato i dettami dell’albo pretorio, cardine della PA digitale. Questo si è verificato per una discrepanza tra gli ordinamenti dell’albo pretorio e quelli presentati dall’amministrazione nel bando di gara, tanto che un notaio è dovuto intervenire per certificare l’autenticità del bando stesso. In questo modo la PA digitale complica la vita del cittadino anziché semplificarla.

Così volevamo mettere in luce l’importanza dell’autenticazione del documento digitale che ne determina la chiusura, proprio come accadeva con i documenti cartacei. L’apposizione della cosiddetta firma digitale allora sarà tanto più importante per le PA che hanno bisogno di pratica per trasferire i procedimenti al digitale accogliendone le tecnologie che lo rendono adatto allo scopo prefisso dallo stesso piano e-Gov 2012. È questo anche il motivo che ha spinto il Ministro Brunetta a stimolare la collaborazione tra PA e privati nel campo della conservazione sostitutiva e della digitalizzazione. Il servizio di consulenza archivistica e di implementazione processuale è da ritenersi fondamentale per i primi passi della documentazione digitale nella PA.

Un primo consiglio utile, da diffondere e che dovrebbe risolvere già qualche dubbio è l’esplicazione della differenza tra PEC (Posta Elettronica Certificata) e firma digitale. Molto spesso le due sono ritenute ancora la stessa cosa ma seppur integrabili a vicenda esse si differenziano.

  • La PEC è utilizzata per inviare documenti e si può considerare il formato sostitutivo della raccomandata A/R e del fax. Quella assicura quindi che un messaggio arrivi a destinazione inalterato garantendo l’autenticità del mittente.
  • La Firma Digitale rappresenta il mezzo per apporre la propria firma elettronica ad un documento digitale, sia un documento o una mail. Rappresenta la sostituta della firma in calce ai documenti cartacei, per cui può essere integrata in una mail come la PEC come ulteriore garanzia di autenticità.

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