Per la digitalizzazione di archivi cartacei, o parte di essi, la scansione dei documenti non è sempre la soluzione migliore.

In alcuni casi, infatti, la semplice ricerca per parole chiave secondo la logica dell’archiviazione documentale digitale per immagini può non soddisfare le esigenze di gestione dell’archivio, che ha bisogno del documento in pieno formato testuale.

In questi casi è necessaria l’acquisizione elettronica dei dati; vale a dire la creazione di database attraverso interfacce software che permettono l’inserimento delle informazioni contenute nei documenti. Tale operazione, svolta a livello professionale, garantisce l’impiego di competenze, sistemi e strumenti ad hoc che garantiscono un alto grado di affidabilità e il minimo rischio d’errore.

Un 
ulteriore elemento che spinge aziende e professionisti a rivolgersi, per quanto riguarda l’acquisizione elettronica dei dati, a ditte specializzate nella gestione documentale è il fattore tempo. Solo un partner specializzato potrà garantire tempi minimi per la digitalizzazione documentale mediante registrazione informatica dei dati.
Una volta proceduto all’acquisizione dati, i documenti sono pronti all’archiviazione sui supporti ritenuti più idonei.

In tal modo si potrà fare affidamento, in poco tempo, su un database di testo pienamente gestibile e fedele al vecchio archivio cartaceo.

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