Viviamo in un mondo sempre più digitale. E viviamo in un mondo in cui la produzione di documenti digitali è in costante aumento. Gli stessi ambienti digitali sono in continua evoluzione. Il risultato? Se prima sul luogo di lavoro eravamo circondati dalle proverbiali “montagne di scartoffie”, adesso abbiamo il desktop del PC completamente intasato. Ma la situazione è la stessa: caos e documenti diventati improvvisamente irreperibili. Problemi ai quali si aggiunge la sicurezza dei dati aziendali.

Da un recente report globale di Kaspersky Lab, Sorting out digital clutter in business, emerge un dato, sotto molti punti di vista, preoccupante: il cosiddetto disordine digitale è un problema che riguarda, praticamente, tutti i posti di lavoro. Ma è anche un problema che può essere risolto ricorrendo alle giuste best practice.

Temi:

• Cos’è il disordine digitale…
• …e quali possono essere le conseguenze
• I consigli del report…
• …e le best practice per la gestione documentale

Cos’è il disordine digitale…

La questione è molto semplice e si ricollega alla grande, anzi grandissima produzione documentale digitale alla quale facevamo accenno in apertura. Tenere traccia di tutti questi documenti può rivelarsi arduo, se non addirittura impossibile. Perché bisogna assicurarsi che:

• I dipendenti abbiano accesso, e quindi possano lavorare, solo ai documenti giusti per le loro competenze o per il loro ruolo;
• I documenti vengano archiviati nella maniera più opportuna;
• I documenti non più necessari per il disbrigo degli affari correnti siano archiviati in un apposito spazio o direttamente eliminati.

L’errore umano è sempre dietro l’angolo, specialmente quando la mole di documenti da gestire è alta. Ma non è solo questo, non bisogna ricondurre il tutto a uno sbaglio o una distrazione di un dipendente. Spesso, il problema è a monte: manca, cioè, un efficace sistema di gestione documentale.

…e quali possono essere le conseguenze

La ricerca è stata condotta, da dicembre 2018 a gennaio 2019, intervistando 7mila dipendenti che lavorano in ufficio e usano un computer. Dipendenti di quattordici Paesi di tutto il mondo: Regno Unito, Stati Uniti, Francia, Spagna, Germania, Italia, Brasile, Cina, Messico, Giappone, Malesia, Sudafrica, Russia e Turchia.

È emerso che:

• Più di un terzo (37%) delle persone intervistate ha accidentalmente/casualmente trovato informazioni personali/riservate dei propri colleghi, come stipendio e bonus.
• L’80% degli intervistati non ritiene di essere il responsabile dei livelli di sicurezza per documenti come e-mail e file digitali.
• Il 72% dei dipendenti archivia, sul luogo di lavoro, documenti che contengono informazioni personali o dati sensibili.

Perdita dei dati aziendali

In una situazione del genere, il rischio di perdita dei dati aziendali è dietro l’angolo. Infatti, una cattiva gestione dei documenti aziendali e dei livelli di accesso può rappresentare un’appetitosa falla nel sistema di cybersecurity aziendale. Le minacce interne sono sempre un gravissimo problema per qualsiasi azienda.

E perdita di dati aziendali significa diventare meno competitivi sul mercato.

Cosa c’entra il frigorifero?

Il report suggerisce una corrispondenza alquanto peculiare: i dipendenti più “digitalmente ordinati” sono anche quelli che dichiarano di avere un frigorifero perfettamente organizzato. Sicuramente una piacevole nota di colore.

I consigli del report…

Il report Sorting out digital clutter in business fornisce anche una serie di utili consigli per ridurre il livello di disordine digitale tra i dipendenti.

• Formare i dipendenti. La maggior parte delle falle nella sicurezza deriva da un errore dei dipendenti. La soluzione è la formazione continua, che trasmetta ai dipendenti quali sono le modalità da seguire nello svolgimento del lavoro quotidiano.
• Reminder sulle regole di cybersecurity. Esattamente come la formazione continua, anche ricordare di frequente le regole di cybersecurity si rivela fondamentale. Ad esempio, si possono appendere dei poster in ufficio con le regole da seguire.
• Programmare dei backup periodici. Impostare la giusta frequenza dei backup è fondamentale per proteggere i dati e le informazioni aziendali. Frequenza che varia in base a diversi fattori, come la mole di documenti prodotti ogni giorno.

…e le best practice per la gestione documentale

Lo studio è focalizzato sui comportamenti dei dipendenti. Ma, come abbiamo già anticipato, problemi di questo tipo, molto spesso, si verificano (anche) perché i workflow documentali e i sistemi di sicurezza non sono stati organizzati in maniera efficiente e sicura.

E anche in questo caso ci sono delle best practice che possono aiutare enti e aziende a uscire fuori in maniera più radicale dal caos del disordine digitale.

1. Blockchain

Blockchain e document management vanno a braccetto. La “catena di blocchi”, infatti, stabilisce in maniera univoca:

• Quali sono i blocchi che possono comunicare tra loro;
• Quali sono gli item (come documenti o informazioni in generale) che i singoli blocchi possono scambiarsi tra loro.

La blockchain è un sistema sicuro per definizione, visto che ogni azione è tracciata e le modifiche vengono implementate soltanto se sono state approvate da tutti gli altri blocchi della catena. In questo modo, si evita che persone non autorizzate possano, accidentalmente o meno, trovarsi a gestire informazioni alle quali non dovrebbero accedere.

2. Domain controller

Un domain controller è un apposito server che gestisce gli accessi a uno specifico dominio. In pratica, a ogni persona vengono associati uno username e una password con la quale tale persona può accedere al dominio regolato da domain controller. Così facendo:

• Solo le persone autorizzate potranno accedere a specifiche informazioni (scelta fatta in base a ruolo/competenze);
• È sempre possibile tenere traccia di chi fa cosa in un periodo temporale dato.

3. Sistemi di gestione documentale

Facciamo una premessa: la gestione documentale è il processo che gestisce e regola creazione, condivisione e conservazione dei documenti. Se opportunamente implementata, garantisce che tutti i documenti vengano correttamente archiviati dalle persone preposte a farlo.

E un prezioso aiuto è rappresentato dai sistemi di gestione documentale: si tratta di programmi che semplificano proprio creazione, condivisione e conservazione documentale.