Per un ente o un’azienda, proteggere i documenti significa tutelare la propria unicità e la propria efficienza. A patto, però, che il tutto sia svolto nel modo giusto. E in ottemperanza a quanto prevede la normativa.

La conservazione a norma dei documenti digitali è un’attività il cui scopo è:

proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici (Agid.gov.it)

Al riguardo, le cose più importanti da prendere in considerazione sono queste cinque.

Temi

• Conservazione digitale a norma
• Le caratteristiche del documento informatico
• Copia digitale di documento cartaceo
• L’archivio ibrido
• Conservatore accreditato AgID

1. Conservazione digitale a norma

Il compito della conservazione digitale

Diversamente da quanto si possa pensare, la conservazione digitale non riguarda “solo” l’archiviazione dei documenti. È molto di più, e svolge un compito molto più importante. Infatti, tramite l’adozione di specifiche attività e processi, la conservazione digitale garantisce accessibilità, utilizzabilità, autenticità e reperibilità dei documenti.

In altre parole, la conservazione digitale garantisce che quel dato documento sia autentico, valido, non sia stato soggetto a modifiche o manomissioni, e potrà essere recuperato in qualsiasi momento.

La normativa

Affinché possa garantire tutto questo, la conservazione digitale deve essere a norma, ovvero eseguita secondo quanto previsto dalla normativa di riferimento. Normativa che è molto ampia e articolata. Alcuni dei principali riferimenti normativi sono il Codice dell’amministrazione digitale (dlgs n.82/2005), le Regole tecniche in materia di conservazione digitale (dpcm 3/12/2013), la circolare AgID n. 65/2013 sull’accreditamento, le linee guida AgID sulla conservazione dei documenti informatici (dicembre 2015).

Obbligatorietà

Una domanda molto comune: la conservazione digitale è obbligatoria? Questa domanda ha due risposte:

• La conservazione digitale è obbligatoria nella pubblica amministrazione;
• Benché la conservazione digitale non sia obbligatoria nel settore privato, bisogna comunque tener conto che il Codice dell’amministrazione digitale e le attuali regole tecniche si applicano anche ai privati ove non diversamente previsto (art. 2 c. 3 del CAD).

2. Le caratteristiche del documento informatico

Secondo quanto stabilito dal CAD (Codice dell’amministrazione digitale), affinché possa essere conservato digitalmente, il documento digitale deve essere formato e conservato ai sensi delle attuali regole tecniche in materia di formazione e conservazione dei documenti digitali.

Formazione del documento informatico

Si definisce documento informatico un documento digitale che viene realizzato tramite:

• Redazione, utilizzando specifici software;
• Acquisizione (invio telematico, copia digitale di documento analogico, copia per immagine);
• Registrazione d’informazioni;
• Generazione o raggruppamento di dati.

Sottoscrizione con firma elettronica

La firma elettronica è strumento imprescindibile per creare un documento digitale tout court che abbia piena validità legale. A questo scopo, si può usare una firma elettronica avanzata, una firma elettronica qualificata o una firma digitale.

Metadati

I metadati completano il documento digitale. Si tratta di una serie di informazioni che vengono apposte al documento informatico al fine di renderlo univoco e facilmente recuperabile. Il nucleo minimo di metadati da apporre a un documento digitale è composto da:

• Identificativo;
• Data di chiusura;
• Oggetto;
• Soggetto produttore;
• Destinatario.

3. Copia digitale di documento cartaceo

Di cosa si tratta

Il mondo va verso la digitalizzazione. Questo significa che, in tempi ancora da definire, si sta cercando di raggiungere l’obiettivo “zero carta”, ovvero il completo abbandono del documento cartaceo, sostituito dal documento digitale. In questa fase di transizione, uno strumento è rappresentato dalla copia digitale di un documento cartaceo.

Perché fare la copia digitale di un documento cartaceo

I motivi possono essere diversi. Ecco alcuni dei più comuni:

• L’originale cartaceo è troppo delicato o importante, quindi se ne fa una copia digitale disponibile per consultazione;
• Se si ha la necessità di condividere un documento cartaceo, se ne può fare una copia che può essere inviata tramite strumenti digitali, rendendo il processo più semplice e veloce.

Validità della copia digitale

Un documento informatico copia di un documento analogico ha piena efficacia unicamente se su tale documento è stata apposta o associata una firma digitale o un altro tipo di firma elettronica qualificata.

4. L’archivio ibrido

Tra cartaceo e digitale

È proprio in questa fase di transazione tra cartaceo e digitale che si colloca la gestione dell’archivio ibrido. Semplificando, si tratta di un archivio all’interno del quale vengono gestiti:

• Documenti cartacei;
• Documenti digitalizzati da originali cartacei;
• Documenti “nativi” digitali.

Molti, per non dire quasi tutti gli archivi sono ormai digitali, proprio perché, essendo la trasformazione è in atto, ai “tradizionali” documenti cartacei si affiancano i “nuovi” documenti digitali.

Le difficoltà della doppia gestione

Com’è facile intuire, una gestione di questo tipo comporta non poche difficoltà, specialmente se si parla di conservazione a norma. Ma si tratta anche di un aspetto potenzialmente problematico che ha, comunque, delle soluzioni:

• Adozione di strumenti di gestione documentale;
• Definizione di regole e procedure;
• Implementazione di un’architettura informatica per la gestione documentale;
• Adozione di strumenti che attestino la conformità tra la copia e l’originale;
• Adozione di soluzioni hardware e software per la gestione documentale.

5. Conservatore accreditato AgID

Bucap è conservatore accreditato AgID. Questa è garanzia che i documenti digitali saranno conservati a norma. E non solo: l’outsourcing è la soluzione migliore quando non si dispone internamente delle competenze per gestire la conservazione digitale in ottemperanza a quanto stabilito dalla normativa.