Comunicazioni, istanze e dichiarazioni. Registrazioni di transazioni o processi informatici. Dati derivanti da moduli o formulari. Dati e informazioni scambiati tra pubbliche amministrazioni. Queste sono le principali tipologie di documento amministrativo informatico. Ma, al di là degli esempi, è possibile darne una definizione ben precisa.
Il documento informatico
Per arrivare alla definizione, bisogna partire da questo punto. L’articolo 1, comma 1 del CAD (Codice dell’amministrazione digitale – DLgs 82/2005 modificato e integrato dal Decreto Legislativo n. 179/2016.) definisce il documento informatico come:
La rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
Dunque, è la forma elettronica a distinguere il documento informatico dalle altre tipologie di documenti.
Per giuridicamente rilevante s’intende che quel determinato documento potrà produrre un effetto giuridico: potrà, cioè, determinare costituzione, modificazione o estinzione di un rapporto giuridico, ovvero di una relazione tra soggetti di diritto disciplinata dalla legge.
Il documento amministrativo informatico
Più nello specifico, per un’altra definizione di documento amministrativo informatico bisogna far riferimento al cosiddetto TUDA (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa). Dove si può leggere che il documento amministrativo informatico è:
Ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa.
Specifiche
- Gli atti delle pubbliche amministrazioni formati con strumenti informatici possono essere duplicati, anche su supporti diversi, nel rispetto di quanto previsto dalla legge in questi casi.
- Ai documenti amministrativi informatici può essere apposta una firma elettronica.
- È possibile creare delle copie informatiche di documenti analogici che hanno esattamente la stessa validità dell’originale. Lo stesso si applica anche alle copie analogiche dei documenti informatici. In entrambi i casi, la validità è determinata dalla presenza di specifici requisiti.
- Per la formazione dei documenti, ci sono delle precise regole tecniche da seguire.
