Le regole tecniche del documento informatico: le copie per immagine

Nella Pubblica Amministrazione, è possibile creare delle copie informatiche dei documenti analogici. In particolare, rispettando le opportune regole tecniche, è anche possibile creare delle copie per immagine su supporto informatico dei documenti analogici.

Al riguardo, queste sono le indicazioni date dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale):

1. File. La copia per immagine di un documento analogico è un qualunque file (i più comuni sono pdf, jpg e tiff) risultante dalla scansione del documento analogico da cui è tratto.
2. Documento identico. Come stabilito dall’articolo 22 del Codice dell’amministrazione digitale, la copia per immagine di un documento informatico deve essere prodotta ricorrendo a procedure, strumenti e processi che assicurino una cosa fondamentale: il contenuto della copia per immagine deve essere assolutamente identico a quello del documento analogico da cui è tratto.
3. Firma. La copia per immagine di uno o più documenti analogici può anche essere sottoscritta con firma digitale o firma elettronica qualificata. La firma deve essere “apposta” da chi rilascia la copia.
4. Attestazione. Nel documento informatico contenente la copia per immagine, può essere inserita l’attestazione di conformità delle copie (qualora la natura specifica dell’attività lo richieda). Il documento informatico deve essere sottoscritto da un notaio con firma digitale, oppure da un pubblico ufficiale con firma digitale o firma elettronica qualificata. L’attestazione di conformità può anche essere prodotta come documento informatico separato (anche in questo caso, serve la firma di un notaio o di un pubblico ufficiale autorizzato).

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