Regole tecniche del documento informatico: le 4 modalità per la formazione
Nelle pubbliche amministrazioni, ci sono delle precise regolare tecniche da seguire per stilare un documento informatico. In particolare, per quanto riguarda la formazione del documento, le modalità principali (stabilite dal decreto del presidente del Consiglio dei ministri del 13 novembre 2014) sono queste quattro.
1. Software appositi
Il documento informatico può essere redatto utilizzando degli specifici software. Anche se esistono delle indicazioni di massima. Ogni PA ha comunque un certo margine nello scegliere il software da utilizzare.
2. Acquisizione
Un documento informatico può anche essere creato per acquisizione di un documento già esistente. Più nello specifico, il Decreto prevede:
- Acquisizione per via telematica;
- Acquisizione su supporto informatico;
- Acquisizione della copia per immagine di un documento analogico (tale copia per immagine deve essere su supposto informatico, come CD/DVD);
- Acquisizione della copia informatica di un documento originariamente redatto in formato analogico.
3. Registrazione
Durante lo svolgimento delle normali attività di una PA, possono avvenire transazioni, processi informatici di varia natura o presentazione telematica dei dati (di solito, attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente). La formazione di un documento informatico può anche avvenire tramite la registrazione informatica di questi processi di condivisione/comunicazione dati.
4. Raggruppamento
La formazione di un documento informatico può avvenire in questa quarta modalità. Ovvero, per generazione o raggruppamento (anche in via automatica) di una serie di dati o registrazioni.Questi dati o registrazioni possono provenire da una o più basi di dati e possono appartenere a più soggetti che lavorano tra loro in un determinato reparto di una PA. I dati devono essere aggregati seguendo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.
Una volta formato il documento informatico seguendo le specifiche regole tecniche al riguardo, questo assume caratteristica di immodificabilità soltanto se è garantita l’inalterabilità di quanto riportato nel documento in fase di archiviazione, di tenuta e di consultazione. Infine, bisogna specificare che quelle appena elencate sono le modalità principali (stabilite del decreto di cui abbiamo detto all’inizio) ma non necessariamente le sole.
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