Regole tecniche del documento informatico: i 4 requisiti per l’immodificabilità

Per la formazione del documento informatico nelle PA, secondo quanto stabilito dalle specifiche regole tecniche, si possono seguire quattro modalità principali. Una volta formato, il documento è considerato immodificabile soltanto se presenta delle caratteristiche ben precise che variano in base alla modalità scelta per la formazione del documento.

Nello specifico (secondo quanto stabilito dal decreto del presidente del Consiglio dei ministri del 13 novembre 2014) per mantenere le caratteristiche di immodificabilità e integrità valgono le seguenti regole:

1. Documento prodotti da software appositi.
   Deve essere stato sottoposto a una o più delle seguenti operazioni:
   • sottoscrizione con firma digitale o con una firma elettronica qualificata;
   • apposizione di una validazione temporale (marca temporale)
   • il trasferimento/comunicazione mediante posta elettronica certificata (nel qual caso, è necessario avere la ricevuta completa);
   • la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottano le idonee politiche di sicurezza
   • l’invio in Conservazione digitale (ex sostitutiva)
2. Documento informatico creato per acquisizione di un documento già esistente (anche in formato analogico/cartaceo).
   Deve essere memorizzato in un  in un Sistema di gestione informatica dei documenti che ha adottano le idonee politiche di sicurezza oppure in un Sistema di conservazione
3. Documento informatico formato mediante registrazione di transazioni e processi informatici di varia natura.
   Deve essere registrato l’esito dell’operazione di creazione del documento stesso, mediante l’applicazione di adeguate misure  per la protezione dell’integrità delle basi di dati e per la produzione e conservazione dei log di sistema. oppure con la produzione di una estrazione statica di tali dati e l’invio della stessa estrazione all’interno di un Sistema di conservazione.
4. Documento formato per raggruppamento di una serie di dati o registrazioni.
   Valgono le stesse regole dei Documenti formati mediante registrazione di transazioni e processi informatici di varia natura.

Al  documento informatico -formato seguendo le regole tecniche che ne assicurano l’immodificabilità- devono essere associati  dei metadati minimi richiesti, ovvero:

1. Identificativo univoco;
2. Riferimento temporale;
3. Oggetto;
4. Soggetto che ha formato il documento;
5. Destinatario (eventuale);
6. Impronta del documento informatico.

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