Con la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale (n* 131 del 06/06/2013) il DPCM del 21 marzo 2013 è divenuto legge a tutti gli effetti. Con esso, i dettami relativi alla conservazione dei documenti analogici originali unici e gli obblighi di autenticazione della conformità all’originale nel caso di conservazione sotstitutiva.

Con la nuova normativa, il legislatore ha voluto compiere un ulteriore passo verso definizione normativa del settore della conservazione documentale dematerializzata limitando l’obbligo della conservazione dell’originale unico e dell’autenticazione di copia conforme a determinate tipologie documentali, dando attuazione all’art. 22, comma 5 del CAD.

Con il DPCM del 21 marzo 2013 è stata pubblicata anche una tabella che individua i documenti per cui permane l’obbligo di conservazione analogica o sostitutiva autenticata.

Esempi di documenti per cui permane l’obbligo individuato dalla normativa precedente:

Conservazione analogica del documento originale unico: atti giudiziari, processuali, di polizia giudiziaria, notarili;

Conservazione sostitutiva con autenticazione: decreti del PdCM, decreti ministeriali o interministeriali, titoli di debito pubblico.

Nonostante il DPCM del 21 marzo 2013 sia stato diretto nel senso della semplificazione e della dematerializzazione, tra i professionisti del settore permangono alcuni dubbi relativi al discrimine effettuato dal legislatore tra documenti sottoposti e non sottoposti all’obbligo di conservazione in formato analogico o autenticati come copia conforme.

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