Il fascicolo informatico: cos’è e come gestirlo nel modo migliore

La corretta conservazione dei documenti amministrativi passa per la gestione dei flussi documentali. Attività che deve essere svolta secondo quanto previsto dalle normative di riferimento. Senza dimenticare che anche l’aspetto tecnico/tecnologico svolge la sua parte.

Il fascicolo informatico è un necessario protagonista della gestione documentale nella Pubblica Amministrazione. Un protagonista che richiede non solo specifiche competenze ma anche esperienza in ambito di gestione documentale. In questo approfondimento, si vedrà di cosa si tratta di preciso e di cosa richiede per essere gestito al meglio.

Temi:

• Art. 41 del CAD
• Fascicolo informatico: gli strumenti
• Definizione e caratteristiche del documento informatico
• Conservazione dei documenti
• Fascicolo ibrido
• A chi affidarsi

Art. 41 del CAD

Parlando del fascicolo informatico, della sua obbligatorietà e delle sue funzioni, il principale quanto imprescindibile riferimento normativo è sempre l’articolo 41 del CAD, il Codice dell’amministrazione digitale.

Obbligatorietà

Articolo 41, comma 1:

Le pubbliche amministrazioni gestiscono i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione. Per ciascun procedimento amministrativo di loro competenza, esse forniscono gli opportuni servizi di interoperabilità o integrazione, ai sensi di quanto previsto dagli articoli 12 e 64-bis.

Quindi, come sopra disposto, tutte le pubbliche amministrazione sono tenute a gestire i procedimenti amministrativi e i flussi documentali utilizzando i sistemi informatici. Questo passaggio è fondamentale perché, de facto, sancisce l’obbligatorietà della trasformazione digitale della pubblica amministrazione.

Cos’è e a cosa serve il fascicolo informatico

Articolo 41, comma 2:

La pubblica amministrazione titolare del procedimento raccoglie in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati […]

Semplificando, il fascicolo informatico potrebbe essere considerato una sorta di “aggregatore”, o una versione digitale del fascicolo cartaceo. Si tratta, a ben vedere, di uno strumento imprescindibile per garantire che la gestione documentale in una PA si svolga in maniera precisa, corretta ed efficiente.

Come deve essere realizzato

Articolo 41, comma 2 bis:

Il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento e dagli interessati, nei limiti ed alle condizioni previste dalla disciplina vigente, attraverso i servizi di cui agli articoli 40-ter e 64-bis.

La parte ter, sempre dell’articolo 41, comma 2 specifica, in maniera precisa e puntuale, che un fascicolo informatico deve riportare l’indicazione:

• Della PA titolare del procedimento;
• Delle altre amministrazioni coinvolte nel procedimento;
• Del responsabile e dell’oggetto del procedimento;
• Dei documenti contenuti nel fascicolo.

Fascicolo informatico: gli strumenti

Più nel dettaglio: come si realizza un fascicolo informatico? Al riguardo, gli strumenti principali da utilizzare sono questi tre:

Protocollo informatico	Il protocollo informatico, obbligatorio in tutte le pubbliche amministrazioni, è “l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzate dalle amministrazioni per la gestione dei documenti”. I documenti, i loro flussi e la loro conservazione vengono gestiti in base a tale strumento.
Metadati	A ogni fascicolo informatico devono essere associati i seguenti metadati minimi: identificativo, amministrazione titolare, amministrazioni partecipanti, responsabile del procedimento, oggetto, documento/i.
Posta elettronica certificata	La posta elettronica certificata, che può essere equiparata a una raccomandata con ricevuta di ritorno, serve per le comunicazioni tra tutti coloro che sono coinvolti nel procedimento amministrativo e per le comunicazioni con i cittadini.

Va da sé che il fascicolo informatico debba essere integrato con il sistema di gestione documentale adottato in una data PA.

Approfondimento: La posta elettronica certificata: cos’è e come funziona

Definizione e caratteristiche del documento informatico

Come si è visto, un fascicolo informatico contiene al suo interno uno o più documenti informatici. Vale quindi la pena soffermarsi su due ulteriori aspetti.

• Definizione di documento informatico. L’articolo 1, comma 1 del CAD definisce il documento amministrativo informatico come “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.
• Caratteristiche di un documento informatico. Per quanto riguarda la realizzazione effettiva di un documento informatico, bisogna seguire le Regole tecniche per i documenti informatici, che indicano, ad esempio, formati e caratteristiche dei programmi da utilizzare.

Conservazione dei documenti

Il fascicolo informatico svolge il suo ruolo per quanto riguarda il workflow documentale. Se si passa alla conservazione, allora tutte le pubbliche amministrazioni devono adottare le tecnologie e i processi in linea con la normativa sulla conservazione digitale.

Tutte le PA devono ricorrere alla conservazione digitale

Questo perché soltanto la conservazione digitale può garantire l’integrità e la reperibilità di un documento informatico nel tempo.

Fascicolo ibrido

Infine, occorre fare un discorso molto più specifico. Si sta, infatti, attraversando una fase di transizione dal documento cartaceo al documento digitale. Quindi, sempre più spesso, in un fascicolo vengono aggregati sia documenti cartacei sia documenti digitali. Si parla, non a caso, di fascicolo ibrido.

Se ci si trova in questa circostanza, bisogna ricorrere alle tecnologie e alle best practice che permettono di gestire efficacemente quello che, di conseguenza, viene chiamato archivio ibrido.

A chi affidarsi

Esperienze e competenze in ambito di conservazione di documenti digitali: questo occorre per creare fascicoli informatici. Non sempre, però, all’interno di una pubblica amministrazione ci sono le necessarie competenze.

In questi casi, la soluzione è semplice: ricorrere alla gestione documentale in outsourcing.

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