Il fax è definito a tutti gli effetti “documento” e, come tale potrà essere sottoposto a digitalizzazione e protocollazione.

Nel caso in cui si sia in attesa dell’originale di un documento già inviato per fax, verrà archiviata la copia trasmessa, mentre l’originale verrà protocollato con i dati relativi alla copia fax. Lo stesso avviene anche nel caso in cui i documenti vengano digitalizzati.

Tale procedura richiesta dalla norma ha senso dato che si sta parlando dello stesso documento. Nel caso, infatti, di protocollazione distinta si potrebbe ingenerare confusione sulle date di archiviazione a causa dell’acquisizione differita delle due versioni dello stesso documento.

Maggiore confusione potrebbe crearsi nel caso di workflow documentale particolarmente complesso o nel caso in cui l’archivio risultante dal processo di digitalizzazione o di semplice protocollazione venga dato in gestione a persona o soggetto diverso da quello che ha effettuato le prime operazioni di acquisizione dei documenti.

Data la complessità delle procedure riguardanti l’ammodernamento della gestione documentale, in molti decidono di fare affidamento a esperti nel campo della digitalizzazione e protocollazione documenti

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