Formato PDF/A: la conservazione a lungo termine dei documenti

‘Conservazione digitale di lungo periodo‘ e ‘formato PDF/A‘ sono due realtà che viaggiano a stretto contatto.

Una volta che i documenti sono stati resi digitali, o nel caso in cui essi siano digitali nativi, i dati in esi contenuti dovranno essere affidati a un formato che ne garantisca la longevità e la stabilità nel tempo.

Il compito del PDF/A è esattamente quello di assicurare alcune caratteristiche che permettono al documento di essere fruibile e integro nonostante l’obsolescenza di software e hardware.

Tale compito viene assolto attraverso le tre caratteristiche del PDF/A:
– L’indipendenza da dispositivi software specifici;
– L’inclusione di tutte le informazioni necessarie alla fruizione del documento (layout, colori, font…);
– L’impiego di metadati standard;
– Assenza di componenti terze (Javascript o eseguibili).

Grazie a queste caratteristiche, il PDF/A diventa un formato valido per essere supportabile anche nel lungo periodo da dispositivi software di lettura, garantendo l’accessibilità ai dati e integrità dell’aspetto del documento.

Una conservazione a lungo termine affidabile richiede, ad ogni modo, un costante aggiornamento sugli standard condivisi.

Per tale motivo, in molti scelgono di ricorrere all’affiancamento di specialisti del settore per ottenere la strumentazione e il know-how necessario ad affidare correttamente i propri documenti a una conservazione di lungo termine secondo i più avanzati sistemi, come il PDF/A.

Approfondimenti:
La conservazione digitale e il PDF/A