Cosa si intende per un sistema di gestione dei flussi documentali? Sostanzialmente si tratta di un sistema di gestione dei documenti e del loro flusso tra gli attori operanti presso un ente pubblico o privato, supportato da sistemi ICT che permettano l’ottimizzazione nelle comunicazioni, nella produzione dei documenti e nell’accesso a quelli.

Molti ancora sono restii ad adottare per la propria azienda un tale metodo di gestione dei flussi documentali che definiremmo “automatizzato”, sentendolo come un’imposizione sul normale flusso. Tuttavia non si tratta di un’imposizione quanto di un’ingegnerizzazione delle normali azioni di flusso documentale che permette migliori e più efficaci dinamiche di project management, controllo più serrato dei risultati e accesso al risparmio. Quest’ultimo è un effetto, ma non solo, dei primi due.

Su tal punto un dato molto interessante è stato resto pubblico dalla London School of Economics che non ha stentato ad affermare che l’efficienza di un investimento viene più che triplicata se si lavora in maniera coordinata sulla dimensione organizzativa e sulla dimensione ICT. Ciò infatti significa una riduzione netta dei processi ridondanti a carico delle risorse: tali processi vengono infatti automatizzati dal sistema gestionale ICT del flusso di documenti. Inoltre vengono eliminate o per lo meno ridotte le immani moli di documenti cartacei, il costo della loro produzione, del loro trasporto e ne viene aumentato esponenzialmente il gradiente di accessibilità, con un accesso al risparmio molto alto per quelle aziende che all’interno dei propri processi debbano gestire grandi quantità di dati: la dematerializzazione, in questo caso è l’attore principale.

Affidarsi ad un servizio di outsourcing, infine, per la personalizzazione di un tale sistema sulle esigenze della propria azienda permetterebbe alla stessa di usufruire di un sistema completamente calibrato sulle proprie esigenze supportata da specialisti del settore.

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Gestione flussi documentali

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