Cartaceo o digitale? Un dubbio molto comune. Che sempre più realtà lavorative, sia nell’ambito pubblico sia nell’ambito privato, stanno risolvendo con la seconda soluzione. Perché il digitale offre tanti vantaggi.
La gestione di documenti digitali e digitalizzati è un argomento molto ampio. E si tratta di un tema che coinvolge ogni aspetto dell’azienda o della pubblica amministrazione. Qui di seguito, si possono trovare le informazioni più importanti da conoscere, che permetteranno di implementare un efficiente sistema di gestione documentale informatizzata.
Temi:
- Gestione documentale: la normativa
- Gestione documenti digitali
- Documenti digitali nella pubblica amministrazione
- Responsabile della gestione documentale
- Sistema di gestione documentale
- Protocollazione documenti
- A chi rivolgersi
Gestione documentale: la normativa
Quanto detto in questo paragrafo riguarda, in linea di massima, il settore privato (della gestione dei documenti digitali nella pubblica amministrazione, si parlerà più avanti in uno specifico paragrafo).
Per aziende, imprese e liberi professionisti, la normativa, in realtà, dà delle indicazioni molto specifiche che riguardano due aspetti.
- La conservazione dei documenti. La legge prevede che specifici documenti vadano conservati per uno specifico periodo di tempo. Ad esempio, le fatture elettroniche devono essere obbligatoriamente conservate per dieci anni. Per saperne di più, si rimanda all’approfondimento Conservazione dei documenti: per quanto tempo, quali sono e come fare.
- La conservazione digitale. Per specifiche tipologie documentali, la conservazione digitale diventa obbligatoria, così da assicurare reperibilità e sicurezza dei documenti. Anche in questo caso, si rimanda all’approfondimento Quando la conservazione digitale è obbligatoria: i 3 ambiti principali.
Le aziende, le imprese e i professionisti devono adottare una gestione documentale che garantisca questi due elementi imprescindibili.
Gestione documenti digitali
Qui, per forza di cose, bisogna semplificare e schematizzare. Perché la gestione dei documenti digitali è un’attività molto complessa e articolata, che riguarda praticamente tutti gli ambiti dell’azienda o della pubblica amministrazione, dai workflow documentali ai sistemi di conservazione adottati.
In linea di massima, quindi, è possibile dire che la gestione documentale digitale debba prevedere tecnologie, metodologie e flussi, condivisi in tutta l’azienda o in tutta la pubblica amministrazione, che riguardino:
- La creazione dei documenti (ad esempio, quali sono i programmi e i tipi di file accettati internamente);
- La condivisione dei documenti (le tecnologie e le procedure specifiche per la condivisione e l’approvazione della documentazione);
- La conservazione dei documenti (i sistemi utilizzati per garantire l’integrità e la reperibilità dei documenti rispettando i tempi di conservazione minimi previsti dalla legge – di cui si è parlato in precedenza).
Le tecnologie, le metodologie e i flussi da implementare devono essere scelti in base alle caratteristiche precipue dell’azienda o della pubblica amministrazione.
Approfondimento: Cos’è e a cosa serve la gestione documentale: un vantaggio per aziende e PA
Documenti digitali nella pubblica amministrazione
Come detto nel paragrafo “Gestione documentale: la normativa”, la gestione dei documenti digitali nella pubblica amministrazione ha bisogno di ulteriori specifiche. Fermo restando il tempo minimo di conservazione dei documenti (come stabilito dalla legge), in una PA sono obbligatori:
- La conservazione digitale. Per definizione, la conservazione digitale è “l’insieme di procedure e tecnologie che garantiscono autenticità, reperibilità, utilizzabilità e accessibilità dei documenti nativi digitali o digitalizzati a partire da un originale cartaceo”.
- Il manuale di conservazione. L’insieme delle procedure e delle tecnologie che garantiscono la corretta conservazione digitale dei documenti informatici deve essere contenuto in un documento che prende il nome di manuale della conservazione.
- Il protocollo informatico. Il protocollo informatico è l’insieme delle infrastrutture ICT che la pubblica amministrazione deve impiegare per la gestione documentale. Semplificando, queste infrastrutture devono tenere traccia dei documenti prodotti, in entrata e in uscita, assegnando loro un identificativo che ne permetta il recupero in caso di bisogno.
Responsabile della gestione documentale
Quella del responsabile della gestione documentale è una figura professionale che, come sancito dal DPCM del 3 dicembre 2013 (anche conosciuto come “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”) deve necessariamente essere prevista in tutte le pubblica amministrazioni.
Le sue funzioni vanno dalla predisposizione del manuale di gestione alla tenuta del protocollo informatico.
Approfondimento: Responsabile della gestione documentale: le 5 funzioni principali
Sistema di gestione documentale
Tutte le analisi e le considerazioni preliminari arrivano a un punto ben preciso: l’adozione di un sistema di gestione documentale. Che permette di rendere più efficace ed efficiente il document management system aziendale o della pubblica amministrazione.
E implementare un sistema di gestione documentale significa:
- Categorizzare le tipologie di documenti prodotti e gestiti;
- Analizzare accuratamente il workflow documentale esistente;
- Allineare il personale amministrativo e operativo;
- Applicare il sistema a tutti i livelli della struttura;
- Creare una gerarchia di accesso ai documenti.
Protocollazione documenti
Se ne è parlato un po’ in tutto l’articolo. Vale la pena spendere due parole al riguardo.
Per protocollazione si intende:
L’atto di registrazione di un documento in un protocollo.
Il protocollo, a sua volta, è il registro sul quale vengono annotati, quotidianamente, tutti i documenti ricevuti o inviati da un determinato ente.
In particolare, le informazioni minime che devono necessariamente essere riportate in un protocollo sono:
- Identificativo univoco del documento annotato;
- Data di ricezione;
- Mittente.
A chi rivolgersi
Quanto detto fino a questo momento ha lo scopo di fornire una panoramica generale di cosa significhi adottare una gestione documentale informatizzata. Si sarà capito: c’è bisogno di competenze, esperienza e professionalità.
E proprio per questo, per passare alla gestione documentale informatizzata, la soluzione migliore è ricorrere all’outsourcing.
