La dematerializzazione dei rapporti con l’Agenzia delle Entrate parte dalla conservazione digitale della documentazione aziendale rilevante ai fini fiscali.
Elemento chiave di questa pratica di relazione con la PA è l’impronta dell’archivio informatico. Essa, tramite una funzione hash, una sequenza di simboli binari avente una lunghezza prestabilita, è in grado di identificare univocamente un file senza però rendere identificabile il documento originario.
Il soggetto titolare dei documenti, o il responsabile della conservaizone, dovrà generare l’impronta dei documenti informatici oggetto della conservazione, secondo le specifiche tecniche indicate dall’Agenzia delle Entrate, e redigere una comunicazione in formato schema xml (eXtensible markup language), da trasmettere telematicamente all’Agenzia.
Le varie impronte dei documenti da presentare all’Agenzia dovranno essere raccolte in un file (Pdf, Xml o P7M) siglato da firma digitale. Da tale file archivio, dopo avervi apposto una marca temporale, verranno estratti tre tipi di file validi per la comunicazione al fisco:
- un file con estensione Tsr (Time Stamp response)
- un file con estensione Tst (Time Stamp Token)
Una volta trasmessa tale comunicazione attraverso i canali Entratel o Fisconline, l’utente riceverà una conferma di avvenuta ricezione che, al suo interno, conterrà un breve messaggio circa la correttezza o meno della comunicazione stessa. L’impronta digitale dell’archivio informatico così inviata verrà controllata da un apposito software dell’Agenzia e la procedura, andata a buon fine, produrrà una ricevuta legata alla dichiarazione da un numero di protocollo.