Il processo di digitalizzazione dei documenti non è un viaggio a senso unico verso la dematerializzazione. Spesso, infatti, si richiede che alcuni documenti vengano prodotti in formato cartaceo, come copia conforme all’originale. E, questo tipo di copia può essere prodotta anche partendo da un documento digitale.

Un documento che è stato sottoposto a processo di digitalizzazione e archiviazione, nella sua nuova forma digitale, potrà produrre copie su supporto analogico anche qualora esso sia siglato con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale. Tale copia avrà la stessa capacità probatoria dell’originale, ma la conformità dovrà essere certificata da un pubblico ufficiale che dovrà provare anche la validità delle firme digitali apposte al documento.

In alcuni casi definiti per legge rimarrà l’obbligo di conservazione del file di origine del documento digitalizzato, anche qualora sia stata prodotta una copia conforme all’originale. In questi casi, quindi, non è previsto che il processo di digitalizzazione sia pienamente reversibile.

Ad ogni modo, sia la riproduzione che la conservazione sostitutiva e la digitalizzazione dei documenti sono operazioni che devono essere effettuate attraverso l’impiego di adeguati strumenti tecnologici e di procedure in grado di assicurare la persistenza della conformità a norma di legge e l’accessibilità del documento nel tempo.

A tale scopo queste operazioni devono essere affidate a specialisti nel campo.

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