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Il workflow per l’ottimizzazione del sistema aziendale

L’automazione di un processo di business è un passo fondamentale per l’ottimizzazione dei processi di lavoro aziendali. Chiamato anche workflow (flusso di lavoro) si tratta della descrizione di una serie di attività quotidiane uniche, cicliche o alternative, volte a raggiungere un dato obiettivo. Il livello di gestione e controllo dei contenuti e dei processi permesso da un piano di workflow, oltre a velocizzare i processi permettendo notevoli risparmi di denaro e tempo, consente una capacità di condivisione e accesso ai documenti elettronici molto più efficiente, grazie ad una conformità totale dei processi di gestione stessa.

L’implementazione di un workflow per la gestione dei processi aziendali permette la coordinazione in via orizzontale di uffici, persone e dipartimenti differenti, anche dislocati in paesi differenti. Esso necessita del supporto di un software e di un partner tecnologico che permetta di stilare il piano di ottimizzazione dei processi che verrà formulato sottoforma di flow chart o diagramma a blocchi.

La flow chart permette, quindi, di descrivere un processo indicando in essa gli stadi di questo e le operazioni che debbo avvenire tra gli stadi stessi. Così ogni stadio è riconoscibile orizzontalmente dalla stessa forma grafica identificativa per blocco, mentre le operazioni tra gli stadi del processo sono espressi da frecce, le quali indicano anche la cronologia del processo.

Una volta stilato il processo di business, è il momento di dargli una forma più complessa grazie ad un diagramma di flusso evoluto ottenibile mediante un’applicazione grafica. Questa consente di distinguere graficamente le interazioni specifiche tra le classi e i blocchi del processo, facilitando poi l’integrazione di modifiche e variazioni precise sul piano per una sempre maggiore ottimizzazione.

La compilazione di un workflow per l’ottimizzazione dei processi di business necessita alle origini di un’analisi del sistema lavorativo che sta a monte dell’esigenza di produrre un’ottimizzazione. Vanno quindi resi primariamente espliciti:

  • Il primitivo processo di business;
  • Gli obiettivi del business;
  • Le dinamiche dei flussi informativi che lo regolano;
  • I collegamenti e i vincoli che caratterizzano i rapporti tra le varie classi del processo

Sulla base di questi dati va stilato un primo workflow, sul quale si deve lavorare ad un’ottimizzazione che tenga conto dei nuovi obiettivi o, nel caso si mantengano gli stessi, della permanenza di quelli antecedenti e della riscrittura delle dinamiche dei flussi informativi e dei collegamenti tra i blocchi alla luce delle nuove tecnologie. L’obiettivo formale, assieme a quello reale impostato per il modello di business, sarà sempre l’innalzamento dello Standard di qualità del processo stesso.

Una volta decisa la linea strategica il piano va implementato con le tecnologie identificate. Vanno impostati i software per la gestione generale dell’operatività del workflow e i software di Document Management System. Una volta implementato il modello, esso va testato, e nel caso in cui siano stati rilevati risultati positivi, va adottato.

Approfondimento
Workflow e protocollo informatico documenti

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