La digitalizzazione dei flussi documentali in azienda porta a indubbi impatti strutturali positivi. Lo snellimento del workflow che deriva dall’adozione di politiche di smaterializzazione dei documenti cartacei, libera risorse da dedicare più proficuamente al core business aziendale.

I notevoli risparmi legati ai processi di gestione documentale possono essere fatti risalire a fattori quali:

  • Minor tempo dedicato alla ricerca e archiviazione dei documenti
  • Riduzione del rischio di smarrimento di informazioni
  • Riduzione del personale addetto al workflow documentale
  • Ottimizzazione del tempo medio dedicato alla gestione documentale
  • Riduzione di processi di stampa e copia di documenti cartacei
  • Riduzione degli spazi dedicati all’archiviazione fisica

 

Per ottenere il massimo dall’adozione di politiche di smaterializzazione, la digitalizzazione dovrà avvenire a seguito di un’analisi aziendale accurata che miri a identificare:

 

  • I principali processi aziendali
  • Le maggiori concentrazioni di flussi documentali cartacei
  • L’effettiva compatibilità con un processo di dematerializzazione
  • Il vantaggio risultante da un’analisi costi benefici

 

La massimizzazione dei benefici del passaggio alla gestione digitale della documentazione aziendale può essere raggiunta con l’ausilio di specialisti nel settore dellarchiviazione e della gestione elettronica dei documenti, in grado di pianificare una transizione priva di traumi al nuovo sistema, con l’impiego delle tecnologie più all’avanguardia.

La digitalizzazione dei flussi documentali può diventare, per un’azienda moderna e pronta ad affrontare le nuove sfide, un’importante leva strategica da non sottovalutare.

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