La gestione della documentazione aziendale è un aspetto molto importante per il buon funzionamento di un’impresa. In questo momento storico, poi, essa ha assunto un elevato grado di importanza in quanto sede di cambiamenti e innovazione: la digitalizzazione dei processi e dei documenti promossa dalla legislazione europea e dai singoli governi nazionali ha attribuito, infatti, alla gestione della documentazione aziendale una notevole criticità, dalla quale dipendono intere politiche di eco compatibilità e di risparmio.

Quali sono allora i processi attraverso i quali si attua una gestione dei documenti in azienda nel momento del passaggio al digitale? I momenti di tale processo sono molti e differenti. Il primo e fondamentale passo che condiziona la buona riuscita del processo di gestione della documentazione in vista di una sua digitalizzazione è quello della normalizzazione della pratica.

L’attività coinvolge i documenti che, ancora in forma analogica, quindi cartacei, devono essere scannerizzati e trasformati in formati digitali. Perché quest’ultima operazione vada a buon fine è bene che questi documenti cartacei vengano normalizzati al fine di accedere ad un processo di scansione efficiente. Ecco che allora i documenti in merito vengono raggruppati secondo ordini di pertinenza, in modo che ogni gruppo possa essere identificato e separato dagli altri per categorizzazione. Fatto questo, gli stessi devono essere puliti da eventuali punti metallici, fermagli e piegature. Infine, i fogli vengono inseriti nelle apparecchiature scanner secondo le direttive di chi ha commissionato la digitalizzazione dei documenti.

A questo processo di normalizzazione per il completamento della gestione della documentazione aziendale nel processo di digitalizzazione, si aggiungono poi le necessarie fasi di scansione, creazione dei file indice e release delle immagini. Tuttavia la normalizzazione della pratica resta ancora il processo a priori più importante nella catena della gestione della documentazione così intesa: una buona o cattiva gestione di tale attività è in grado di condizionare tutto il processo.

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