Come detto in altri luoghi il processo di archiviazione ottica aziendale consta di due fasi: una di acquisizione ottica e una di archiviazione vera e propria dei documenti digitali. La fase di acquisizione ottica, a sua volta, avviene sempre più spesso grazie all’OCR o Optical Character Recognition, che giunto ad una capacità di riconoscimento pari al 99% dei caratteri, assicura la massima affidabilità congiunta con la possibilità di disporre di documenti digitalizzati in formati modificabili; fino a poco tempo fa, invece, la dematerializzazione dei documenti e quindi la loro archiviazione ottica, era possibile e sicura solamente tramite acquisizione di immagine che rendeva quindi un formato digitale del documento non modificabile.

Detto questo il processo di archiviazione ottica aziendale prevede la locazione dei file digitali ottenuti mediante l’acquisizione in supporti ottici. La loro locazione e il trattamento degli stessi file dipende dalla fase d’archivio cui essi devono accedere. Legalmente, infatti, sono riconosciute diverse fasi ad un archivio aziendale: una fase corrente, una fase di deposito e una fase storica. La prima fase prevede l’archiviazione ottica di documenti che si riferiscono ad affari in corso: in questa fase tali documenti necessitano della massima accessibilità unitamente alla massima garanzia di originalità, integrità e provenienza. Il sistema di archiviazione e di conservazione di tali documenti dovrà quindi considerare supporti che, anche se non consentono una durata pluriennale dei documenti, ne facilitino l’accessibilità.

Anche la fase di deposito dell’archiviazione non comporta la necessità di supporti duraturi: quale “limbo” della vita dell’archivio, però, questa fase non richiede nemmeno la disponibilità ad una consultazione frequente dei suoi documenti. Qui il supporto all’archiviazione ottica può essere sempre un supporto non troppo duraturo e accessibile in caso di controllo dell’autorità. Infine, la fase storica dell’archivio è l’ultima fase cui accedono i documenti acquisiti attraverso archiviazione ottica aziendale. Qui essi dovendo sempre garantire originalità e integrità non avranno nessuna obbligo di accessibilità ma voteranno come loro miglior supporto quello che ne garantisce una vita più lunga.

Approfondimenti
Archiviazione Ottica Aziendale

0 commenti

Lascia un Commento

Vuoi partecipare alla discussione?
Sentitevi liberi di contribuire!

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *