AgID: le più importanti linee guida per la formazione dei documenti informatici

La normativa sulla creazione di documenti informatici è sempre in costante evoluzione. Così da essere al passo con i tempi e sfruttare al meglio le tante possibilità offerte dagli strumenti digitali.

Le indicazioni sulla formazione dei documenti informatici sono contenute nel capitolo 2 delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Conoscerle, anche solo per punti salienti, è necessario per poter gestire correttamente i flussi documenti all’interno di una PA.

Temi:

• Linee guida AgID 2020
• Il capitolo 2 e la formazione dei documenti informatici
• Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici

Linee guida AgID 2020

Le Linee guida AgID 2020 sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici sono uno dei più importanti punti di riferimento per quanto riguarda la corretta gestione del documento informatico in tutte le sue fasi, dalla creazione fino alla conservazione. Le indicazioni contenute nelle Linee guida sono non soltanto utili ma obbligatorie per tutte le pubbliche amministrazioni.

Il loro obiettivo, semplificando, può essere riassunto in due grandi punti:

• Fornire, a tutte le pubbliche amministrazioni, un corpus uniforme, organico e condiviso per la gestione dei documenti informatici;
• Aggiornare tutte le regole tecniche per la creazione dei documenti informatici e la loro conservazione, così da impiegare al meglio tutte le possibilità offerte dall’evoluzione e dallo sviluppo degli strumenti digitali.

Approfondimento: Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici: le novità

Le Linee guida sono composte da un documento principale e da sei allegati, i quali contengono le specifiche più tecniche da seguire per la gestione dei documenti informatici.

Il capitolo 2 e la formazione dei documenti informatici

Formazione del documento informatico

Un documento informatico può essere creato in uno di questi modi:

• Strumenti, software o soluzioni in cloud qualificati che assicurino la realizzazione del documento nei formati e seguendo le regole di interoperabilità specificate nell’allegato 2;
• Acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico;
• Acquisizione della copia per immagine di un documento analogico;
• Acquisizione della copia informatica di un documento analogico;
• Memorizzazione in formato digitale di transazioni o processi informatici o dati ottenuti attraverso moduli o formulari compilati/resi disponibili dall’utente;
• Generazione o raggruppamento di dati o registrazioni provenienti da una o più banche dati.

Un documento è quindi valido se formato attraverso queste modalità. A patto però che il documento digitale sia sempre e comunque identificabile in maniera univoca e che sia assicurata la sua immodificabilità. Il primo punto, quello della identificazione univoca, è garantito dalla protocollazione (obbligatoria nella pubblica amministrazione) che associa al documento una “segnatura di protocollo” unica per ogni documento.

Per quanto riguarda l’immodificabilità e l’integrità del documento informatico, sono garantite da una o più di queste opzioni:

• Apposizione di firma elettronica qualificata, firma digitale, sigillo elettronico qualificato, firma elettronica avanzata;
• Invio tramite posta elettronica certificata;
• Versamento a un sistema di conservazione;
• Registrazione dei log di sistema in seguito alla formazione di un documento informatico;
• Produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento della stessa nel sistema di conservazione;
• Memorizzazione su sistemi di gestioni documentali realizzati rispettando quanto previsto nel capitolo 3.9 delle linee guida.

In tutti questi casi, viene garantita l’integrità e l’immodificabilità del documento informatico.

Copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici

La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico deve essere creata in modo da garantire la massima corrispondenza tra l’originale analogico e la copia digitale.

• Nel caso in cui si tratti di un numero esiguo di documenti, allora la corrispondenza può essere garantita previo raffronto;
• Nel caso in cui si voglia procedere alla dematerializzazione massiva di documenti analogici, allora per garantire la massima corrispondenza e validità legale dei documenti informatici prodotti bisogna ricorrere alla certificazione di processo.

Approfondimento: Cos’è e come funziona la certificazione di processo

La distruzione degli originali analogici può essere fatta ma in ottemperanza a quanto previsto nell’art. 22, commi 4 e 5, del CAD (Codice dell’amministrazione digitale).

Duplicati, copie ed estratti informatici di documenti informatici

Come specificano le linee guida, “un duplicato informatico ha lo stesso valore giuridico del documento informatico da cui è tratto se è ottenuto mediante la memorizzazione della medesima evidenza informatica, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi; ad esempio, effettuando una copia da un PC ad una pen-drive di un documento nel medesimo formato”.

Come in precedenza, la validità dei duplicati, delle copie e degli estratti di un documento informatico può essere garantita in due modi:

• Tramite raffronto dei documenti;
• Tramite certificazione di processo.

Il documento amministrativo informatico

In linea di massima, ai documenti amministrativi informatici si applicano tutte le regole sopra riportate con alcune eccezioni. Le principali:

• Una PA deve creare i propri documenti informatici ricorrendo agli strumenti indicati nel manuale di gestione documentale;
• Un documento amministrativo informatico assume caratteristica di immodificabilità anche quando è registrato “negli ulteriori registri, nei repertori, negli albi, negli elenchi, negli archivi o nelle raccolte di dati contenute nel sistema di gestione informatica dei documenti”.
• A un documento amministrativo informatico devono essere associati tutti i metadati previsti dalla registrazione di protocollo, più ulteriori metadati rilevanti ai fini amministrativi o gestionali.

Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici

Le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici prevedono un capitolo specifico, per la precisione il quarto, sulla conservazione dei documenti informatici. Riassumendolo per punti chiave:

• Sistema di conservazione: ogni pubblica amministrazione è tenuta a dotarsi di un sistema di conservazione che garantisca autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità di documenti informatici, aggregazione documentali informatiche e archivi informatici;
• Pacchetti informativi: gli oggetti della conservazione trattati nel sistema di conservazione sono pacchetti di versamento, pacchetti di archiviazione e pacchetti di distribuzione;
• Ruoli e responsabilità: i ruoli e le figure che si devono occupare della conservazione documentale in una PA sono titolare dell’oggetto della conservazione, produttore dei PdV (pacchetto di versamento), utente abilitato, responsabile della conservazione e conservatore;
• Manuale della conservazione: anch’esso obbligatorio in tutte le PA, è un “documento informatico che deve illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione”.

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