Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici: le novità

Il Piano triennale per l’informatica nella pubblica amministrazione per triennio 2020-22 ha già rappresentato un importante passo avanti verso la trasformazione digitale della pubblica amministrazione. Un processo ancora in atto e che ha visto, di recente, la pubblicazione di un altro fondamentale contributo verso la completa digitalizzazione di tutti gli iter burocratici.

L’AgID ha pubblicato le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Un imprescindibile quanto atteso punto di riferimento per tutte le pubbliche amministrazioni. Vediamo di cosa si tratta e quali sono le principali novità introdotte.

Temi:

• Linee guida e CAD
• Dpcm 3 dicembre 2013 e dpcm 13 novembre 2014
• Le nuove linee guida AgID 2020
• Conservazione dei documenti informatici negli enti pubblici
• A chi rivolgersi

Linee guida e CAD

La gestione documentale dei procedimenti amministrativi garantisce la corretta gestione di tutti gli atti pubblici, dalla loro creazione alla loro conservazione. In quest’ottica, le Linee guida pubblicate dall’Agenzia per l’Italia Digitale vogliono essere un punto di riferimento unico, coerente, uniforme e condiviso per tutte le pubbliche amministrazioni.

All’interno del documento principale e dei sei allegati tecnici delle Linee guida, si trovano tutte le indicazioni che le pubbliche amministrazioni devono seguire per garantire la corretta gestione documentale:

• Linee guida sul documento informatico
• Allegato 1: Glossario dei termini e degli acronimi;
• Allegato 2: Formati di file e riversamento;
• Allegato 3: Certificazione di processo;
• Allegato 4: Standard e specifiche tecniche;
• Allegato 5: Metadati;
• Allegato 6: Comunicazione tra AOO di documenti amministrativi protocollati.

Tutte le PA devono seguire le indicazioni delle Linee guida per la gestione documentale

Le Linee guida sono state emanate in maniera conforme a quanto previsto dall’articolo 71 del Codice dell’amministrazione digitale (CAD), quindi sono state adottate “previa consultazione pubblica da svolgersi entro il termine di trenta giorni, sentiti le amministrazioni competenti e il Garante per la protezione dei dati personali nelle materie di competenza, nonché acquisito il parere della Conferenza unificata”.

Il testo integrale

Il testo integrale delle nuove Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici è disponibile, insieme ai vari allegati, qui:

Sito ufficiale dell’AgID: le nuove linee guida

In questo modo, gli addetti ai lavori possono consultare tutto il nuovo testo o soltanto le parti-sezioni di loro interesse o competenza. Più avanti, invece, faremo una panoramica su quelle che sono le novità principali del testo pubblicato da poco dall’AgID

Dpcm 3 dicembre 2013 e dpcm 13 novembre 2014

In generale, si può dire che le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici assolvano tre importanti compiti:

1. Aggiornare le regole tecniche sulla formazione dei documenti informatici contenute nel dpcm 3 dicembre 2013 (Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 -bis , 41, 47, 57 -bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005);
2. Aggiornare le regole tecniche sulla formazione dei documenti informatici contenute nel dpcm 13 novembre 2014 (Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23 -bis , 23 -ter , 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005);
3. Fornire una cornice unica, organica e condivisa per la gestione dei documenti informatici nella pubblica amministrazione.

Le nuove linee guida AgID 2020

Le principali novità delle nuove Linee guida AgID sono state, in un certo senso, anticipate a ottobre 2019, quando cioè il testo, come previsto dall’articolo 71 del CAD, è andato in consultazione.

Le novità più importanti sono queste cinque:

Semplificazione normativa	Questo è sicuramente uno degli elementi maggiormente apprezzati delle nuove Linee guida, che semplificano enormemente la normativa in materia di creazione e conservazione dei documenti informatici. In particolare, la semplificazione riguarderà soprattutto due norme già citate in precedenza, ovvero il dpcm 13 novembre 2014 e il dpcm 3 dicembre 2013.
Nuove figure	Le Linee guida introducono e/o ridefiniscono le funzioni di due figure professionali: responsabile del servizio di conservazione, che “coordina il processo di conservazione all’interno del conservatore accreditato, in possesso dei requisiti professionali individuati da AGID”; responsabile dei sistemi informativi per la conservazione, che “coordina i sistemi informativi all’interno del conservatore accreditato, in possesso dei requisiti professionali individuati da AGID”.
Formati	Le Linee guida aggiornato i formati dei documenti informatici. Al riguardo, le Linee guida chiariscono che devono essere considerati documenti informatici anche quelli formati a partire da moduli compilati e inviati sul web e raggruppamenti di dati.
Descrizioni del sistema di conservazione	“Fatto salvo quanto previsto dal Codice dei beni culturali, nel rispetto del principio di libera circolazione dei dati all’interno dell’Unione europea46, si sottolinea l’obbligo, in capo al fornitore del servizio di conservazione, di conservare e rendere disponibili le descrizioni del sistema di conservazione all’interno del territorio nazionale”.
Certificazione di processo e attestazione di conformità	L’allegato 3 delle nuove Linee guida AgID si sofferma sulle caratteristiche, sui requisiti e sull’importanza che, durante la digitalizzazione dei documenti cartacei, rivestono la certificazione di processo e l’attestazione di conformità. Queste indicazioni riguardano sia i soggetti pubblici sia i soggetti privati. Le due certificazioni garantiscono che la copia sia uguale ai fini legali e di fronte ad un tribunale.

Conservazione dei documenti informatici negli enti pubblici

Va da sé che la conservazione dei documenti nella pubblica amministrazione è un’attività assolutamente obbligatoria, sia per i documenti cartacei sia per i documenti digitali. Un’attività che va condotta nel rispetto di quanto stabilisce la normativa sulla conservazione dei documenti e facendo in modo da garantire integrità e reperibilità dei documenti conservati.

Approfondimento: PA: come gestire la conservazione dei documenti amministrativi

A chi rivolgersi

Adeguarsi a quanto previsto dalle nuove Linee guida AgID potrebbe rivelarsi complesso se, internamente, la PA non presenta le adeguate competenze tecniche e la necessaria esperienza per gestire al meglio un processo così delicato.

Ecco perché, se internamente le competenze mancano, la soluzione migliore è sempre affidarsi agli:

Esperti della gestione e della conservazione documentale

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