La trasformazione digitale della pubblica amministrazione è un processo tuttora in atto. Le PA sono tenute a dotarsi degli strumenti adeguati a garantire tale trasformazione. Uno di questi è rappresentato da uno specifico manuale. Necessario e imprescindibile anche per tutti i conservatori accreditati.

Qualunque processo di digitalizzazione documentale ha bisogno di direttive da seguire per la formazione e il controllo di tali documenti. Ed è esattamente questa la funzione del manuale di conservazione digitale.

Temi:

• Il manuale obbligatorio: cosa prevede la normativa
• Contenuto e struttura di un manuale della conservazione digitale
• Cos’è la conservazione digitale
• Regole tecniche sul documento informatico
• Il manuale di conservazione digitale di Bucap

Il manuale obbligatorio: cosa prevede la normativa

Il manuale di conservazione digitale è uno strumento assolutamente obbligatorio in tutte le pubbliche amministrazioni. In merito, i principali riferimenti normativi sono tre: Il Codice dell’amministrazione digitale, il DPCM del 3 dicembre 2013 e il DPCM del 13 novembre 2014.

In particolare, il riferimento normativo dove si parla in maniera più dettagliata del manuale di conservazione è il DPCM del 3 dicembre 2013.

Contenuto e struttura di un manuale della conservazione digitale

Nel DPCM del 3 dicembre 2013, è specificato che ogni pubblica amministrazione deve osservare le disposizioni in materia di conservazione. Che è definita come:

L’insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e a governarne la gestione in relazione al modello organizzativo adottato e descritto nel manuale di conservazione.

Pacchetto di archiviazione e pacchetto di versamento

In un manuale della conservazione digitale devono essere riportate le specifiche per la creazione e la gestione di:

• Pacchetto di versamento. Il submission information package (SIP) è il pacchetto di informazioni sugli oggetti digitali inviati in conservazione da un soggetto produttore.
• Pacchetto di archiviazione. L’archival information package (AIP) deriva dal pacchetto di versamento o da un insieme di pacchetti di versamento ed è arricchito di ulteriori informazioni relative alle attività di conservazione svolte sugli oggetti digitali dal sistema di conservazione.

La struttura

Benché la redazione del manuale di conservazione possa variare in base alle specifiche esigenze, questi sono gli elementi che ne definiscono la struttura di base:

ELEMENTO	DESCRIZIONE
Dati dei soggetti	I dati delle persone che, nel tempo, hanno definito, elaborato e aggiornato il manuale di conservazione.
Scopo, ambito del documento e terminologia	Informazioni di carattere generale: perché è stato redatto il manuale, gli ambiti in cui si applica e la terminologia adottata.
Normativa e standard di riferimento	La normativa e gli standard di riferimento in base ai quali il manuale di conservazione è stato redatto.
Ruoli e responsabilità	I soggetti coinvolti, i ruoli che ricoprono e le specifiche responsabilità previste per ciascun ruolo.
Struttura organizzativa	Tutte le strutture organizzative (reparti, divisioni, eccetera) che sono coinvolte nel processo di conservazione digitale dei documenti.
Oggetti sottoposti a conservazione	Gli oggetti informatici che possono essere conservati a norma di legge utilizzando un dato sistema di conservazione (solitamente, documenti informatici con i metadati associati e fascicoli informatici o aggregazioni documentali informatiche con i relativi metadati).
Processo di conservazione	Le fasi di creazione e invio dei pacchetti al sistema di conservazione.
Sistema di conservazione	Le componenti logiche, fisiche e tecnologiche del sistema di conservazione.
Monitoraggi e controlli	I sistemi adottati per verificare che i documenti vengano conservati così come previsto dal sistema di conservazione.

Conservatori accreditati e manuale di conservazione

Tutti i conservatori accreditati AgID devono presentare e depositare il proprio manuale della conservazione digitale presso l’Agenzia per l’Italia digitale. Si tratta di uno dei requisiti per diventare conservatori accreditati. I soli che possono svolgere attività di conservazione digitale per le pubbliche amministrazioni. Inoltre, l’accreditamento all’AgID è garanzia di professionalità e di servizio altamente qualificato.

Cos’è la conservazione digitale

Questo concetto, in un certo senso, è la base dalla quale si parte, una sorta di presupposto generale alla redazione di un manuale di conservazione. Vale, quindi, la pena specificare cos’è la conservazione digitale.

Si tratta dell’insieme di regole, procedure e tecnologie che garantiscono:

• Autenticità;
• Integrità;
• Affidabilità;
• Leggibilità;
• Reperibilità;

dei documenti e dei fascicoli informatici.

Conservazione digitale a norma

Un conservatore accreditato AgID è garanzia di conservazione digitale a norma.

Infatti, come si può intuire, la conservazione digitale deve seguire una normativa molto stringente al fine di assicurare la reperibilità e l’autenticità dei documenti conservati. A maggior ragione nella pubblica amministrazione, dal momento che si tratta di atti pubblici.

Riportare tutta la normativa che riguarda la conservazione digitale, in questa sede, è un’attività che può rivelarsi improba. Comunque, i principali riferimenti sono questi cinque:

• Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445: “Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa”;
• Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82: “Codice dell’amministrazione digitale”;
• Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013: Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali;
• Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013: “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”;
• Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 novembre 2014: “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici”.

Regole tecniche sul documento informatico

Resta, adesso, un ultimo punto da affrontare. Quello, cioè, relativo alle regole tecniche del documento informatico. Affinché, infatti, i documenti possano essere conservati all’interno del sistema di conservazione, occorre che siano formati secondo determinati criteri.

Il Decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 13 novembre 2014 (pubblicato in Gazzetta Ufficiale del 12 gennaio 2015, n° 8) stabilisce le procedure da seguire per:

• Formazione;
• Caratteristiche e formati;
• Metadati minimi;
• Immodificabilità;
• Conservazione digitale.

Per maggiori informazioni in merito, si rimanda al nostro approfondimento sulle regole tecniche del documento informatico.

Il manuale di conservazione digitale di Bucap

Adesso si passa, per così dire, dalla teoria alla pratica. Perché seguendo questo link è possibile trovare il manuale della conservazione digitale di Bucap. E avere un’idea più concreta di cosa sia tale importantissimo documento.