Quasi due milioni e mezzo di euro all’anno: è questo il volume di risparmi che il Ministero degli Affari esteri è riuscito a ottenere grazie all’introduzione della dematerializzazione e dei suoi strumenti.
La PEC è solo uno di questi strumenti che ha permesso all’amministrazione della Farnesina di tagliare le spese postali e di spedizione. Un ulteriore progetto a supporto della dematerializzazione del workflow informativo del Ministero è il @doc: un sistema di gestione documentale informatizzata. Grazie a questo sistema, il documento digitalizzato passa attraverso un sistema di verifiche e vagli che riduce sensibilmente l’iter di approvazione di ciascun atto prodotto dalla Farnesina e permette di accedere a sistemi integrati di conservazione sostitutiva.
Come avviene sempre quando si parla di dematerializzazione e conservazione sostitutiva, i risparmi indotti dall’ introduzione dei nuovi sistemi ha comportato anche ingenti risparmi nel campo degli approvvigionamenti dei consumabili d’ufficio (carta, toner etc.), risparmi di spazio dedicati all’archiviazione dei documenti e risparmi di tempo per la ricerca e gestione delle pratiche.