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Obsolescenza digitale e conservazione: i rischi della dematerializzazione documentale

Se è vero che la conservazione digitale e la dematerializzazione documentale risolvono alcuni dei problemi e delle inefficienze legate alla conservazione e archiviazione dei documenti cartacei, dall’altra pongono nuove questioni da tenere in conto, tra cui la cosiddetta obsolescenza digitale.

Con tale termine si fa riferimento alla possibilità di perdere le informazioni affidate a una risorsa digitale, poiché quest’ultima non risulta più leggibile per una serie di motivi:

Il supporto: l’obsolescenza del supporto colpisce quegli strumenti di archiviazione che vengono rapidamente rimpiazzati da altri più efficienti.

L’hadrware: la conseguenza dell’obsolescenza del supporto è la scomparsa dei relativi lettori; si pensi, ad esempio ai Floppy Disk da 8” e ai suoi lettori. Oltre a ciò, sono soggetti a rapidissima obsolescenza anche gli hardware d’archiviazione e quelli a supporto dei software per la lettura dei dati conservati.

I software: affidare i documenti da conservare nel lungo periodo a un software proprietario (si pensi a un banale file Microsoft Word), lega la fruizione dei dati conservati alle sorti del software stesso e dell’interoperabilità tra le versioni.

Per questi motivi, una conservazione documentale digitale, come individuato anche dalle norme sulla conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini fiscali, deve avvenire con tecniche specifiche e attraverso linguaggi che non soffrono l’obsolescenza digitale o alla quale si può facilmente porre rimedio.

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